Quản lý Chi Phí

Chi phí Quản lý Doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là tất cả các chi phí mà một doanh nghiệp phải chi trả để quản lý và vận hành hoạt động kinh doanh của mình. Điều này bao gồm các chi phí liên quan đến nhân sự, hạ tầng, phần mềm và thiết bị, marketing và quảng cáo, quản lý dự án, tài chính và kế toán, tiền lương và các chi phí khác. Việc quản lý chi phí đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả vận hành và nâng cao lợi nhuận.

Bảng tổng quan chi phí

Bảng điều khiển chi phí giúp nhân viên gửi tất cả các chi tiết chi phí cùng với bản mềm của biên lai để được phê duyệt. Mô-đun Odoo 14 làm cho tất cả các hoạt động bao gồm Tạo, Xác thực, Phê duyệt và Từ chối đơn giản hơn.

Bạn có thể tìm thấy Trang tổng quan về Chi phí khi nhấp vào Mô-đun Chi phí. Ngày chi tiêu, Ngày kế toán, Thanh toán bởi, Tham chiếu hóa đơn, Khách hàng để lập lại hóa đơn, Tài khoản, Đơn giá, Đơn vị tiền tệ, Số lượng, Hoạt động, Thuế, Tổng số, Trạng thái cùng với Mô tả, Chi tiết về nhân viên có thể được liệt kê một cách có tổ chức trong Trang tổng quan.

Cấu hình

Nhấp vào Chi Phí -> Cấu hình -> Thiết lập. Sau đó, bạn sẽ nhận được một danh sách thả xuống, nơi bạn có thể chọn Kích hoạt Email Đến và Hoàn trả trong Phiếu thanh toán.

Khi kích hoạt các tùy chọn này, nhân viên có thể ghi lại chi phí của họ bằng cách gửi nó đến địa chỉ email. Email cũng có thể được gửi đến các phòng ban khác nhau để xử lý. Tùy chọn Hoàn trả giúp nhân viên được hoàn lại chi phí của họ.

Chi tiêu của tôi để báo cáo

Tính năng này có thể được truy cập từ Chi phí -> Chi tiêu của tôi> Chi tiêu của tôi để báo cáo

Tại đây, bạn có thể xem tất cả các chi phí của mình chưa được báo cáo. Ngày chi phí, mô tả, Hoạt động tiếp theo, chi tiết tài khoản phân tích và trạng thái của báo cáo. Người dùng cũng có thể tạo báo cáo tại đây. Tính năng này sẽ giúp nhân viên gửi báo cáo mà không bị lỗi.

Người dùng sẽ có thể tạo các chi phí mới để báo cáo hoặc thực hiện các thay đổi trong các báo cáo đã được tạo từ đây.

Tạo ra một khoản chi tiêu

Tạo ra chi phí là quan trọng để điều hành một doanh nghiệp. Với Odoo, người dùng có thể quản lý các loại chi phí khác nhau.

Tạo chi phí duy nhất : Chi tiêu -> Chi tiêu của tôi -> Chi tiêu của tôi để báo cáo -> Tạo

 Để tạo ra một khoản chi phí, một Nhân viên phải điền vào các cột. Trong khi một số cột là tùy chọn, một số cột là bắt buộc.

• Mô tả: Trường này có thể được sử dụng để cung cấp các chi tiết bao gồm tham chiếu đến hóa đơn / vé.

• Tên nhân viên: Tên sản phẩm đã mua có thể được cung cấp để chỉ định loại chi phí.

• Được thanh toán bởi: Người đã thực hiện thanh toán

• Ngày chi phí: Ngày thực hiện chi phí

• Đơn giá: Giá của sản phẩm trên mỗi đơn vị. Nếu chi phí là chi phí đi lại, đơn giá sẽ dựa trên quãng đường di chuyển.

• Ngày kế toán: Ngày mà báo cáo chi phí được hạch toán

• Tiền tệ: Đơn vị tiền tệ được sử dụng để giao dịch

• Thuế: Thuế đánh vào chi phí

Sau khi điền tất cả các trường bắt buộc, hãy nhấp vào Lưu để tạo

Người dùng sẽ được điều hướng đến một Cửa sổ mới sau khi nhấp vào Lưu. Trong Cửa sổ mới, bạn sẽ có thể đính kèm hóa đơn và các tài liệu khác.

Sau khi đính kèm tất cả các tài liệu được yêu cầu, người ta có thể Gửi bằng cách nhấp vào tab Gửi cho người quản lý.

Sau khi gửi Báo cáo chi phí, nhân viên sẽ có thể xem xét trạng thái của báo cáo.

Lưu ý: - “Sau khi nhân viên gửi Báo cáo chi phí, công việc còn lại phải được hoàn thành bởi người quản lý. Người quản lý có trách nhiệm phê duyệt hoặc từ chối báo cáo. Anh ta cũng có thể tìm kiếm thêm tài liệu hoặc giải thích dưới dạng nhận xét.

Trong khi xem xét Trạng thái, người dùng có thể tìm thấy một vài cập nhật trạng thái.

• Đã trình: Điều này có nghĩa là Phiếu thanh toán đã được đăng trên tạp chí

• Đã thanh toán: Cập nhật trạng thái này cho biết rằng thanh toán đã được thực hiện.

• Đã phê duyệt: Chi phí đã được phê duyệt

• Bị từ chối: Khoản chi bị từ chối

Việc tạo và phê duyệt Báo cáo chi phí cũng sẽ phải thực hiện theo các bước tương tự.

Tất cả chi phí của tôi

Sử dụng tính năng này, người dùng có thể xem tất cả các khoản chi phí. Tại đây, bạn có thể xem tất cả các báo cáo đã được gửi để phê duyệt và các khoản chi phí để báo cáo.

Kê khai của tôi

Đây là một tính năng trong Tab Chi phí của tôi.

Điều này có thể được sử dụng bởi một nhân viên để xem tất cả các báo cáo chi phí do anh ta chuẩn bị. Trạng thái của báo cáo do nhân viên chuẩn bị cũng có thể được xem từ đây.

Để truy cập vào phần này, hãy chuyển đến Chi phí> Chi phí của tôi> Kê khai của tôi

Một nhân viên có thể xem tên, ngày hạch toán, báo cáo chi phí, hoạt động tiếp theo, trạng thái và các chi tiết khác tại đây. Để tạo một báo cáo mới, hãy nhấp vào nút Tạo.

Người dùng có thể tạo báo cáo bằng cách nhấp vào Tạo. Như trong các trường hợp khác, bạn phải điền vào các trường và sau đó gửi nó. Sử dụng tính năng Báo cáo của tôi, người dùng cũng có thể tải lên báo cáo chi phí. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào nút tải lên.

Tại đây, dữ liệu sẽ được ứng dụng tự động sử dụng. Người dùng cũng có thể đính kèm hóa đơn bằng cách sử dụng tính năng này.

Báo cáo để Phê duyệt

Sau khi Báo cáo chi phí hoặc Chi phí được gửi cho người quản lý, anh ta sẽ có trách nhiệm xem xét yêu cầu. Người quản lý sẽ xem xét các khoản chi phí được đề cập trong báo cáo và xem xét kỹ lưỡng các hóa đơn đính kèm. Sự chấp thuận được đưa ra sau khi các thủ tục này được hoàn thành.

Phê duyệt chi phí bởi người quản lý

Sau khi Báo cáo Chi phí hoặc Chi phí được gửi cho người quản lý, anh ta sẽ có trách nhiệm xem xét yêu cầu.

 Lộ Trình: Chi phí -> Kê khai chờ duyệt 

Người quản lý có thể xem tất cả các chi phí và báo cáo chi phí đang chờ phê duyệt. Anh ta có thể xem tất cả các yêu cầu. Người quản lý có thể xem trạng thái của các ứng dụng và chọn một ứng dụng bằng cách nhấp vào nó. Sau đó, người đó có thể kiểm tra và xem xét kỹ lưỡng ứng dụng và thực hiện hành động cần thiết. Điều này quy định người quản lý giám sát tất cả các chi phí đang chờ phê duyệt. Từ danh sách, người quản lý có thể chọn một khoản chi đã gửi, xem xét kỹ lưỡng và thực hiện hành động thích hợp.

Tất cả các Báo cáo

Quá trình quản lý chi phí không dừng lại sau giai đoạn phê duyệt. Sau giai đoạn phê duyệt, một báo cáo chi phí phải được đăng. Điều này có nghĩa là, Báo cáo chi phí phải được nhập vào nhật ký để ghi lại báo cáo. Quá trình này cũng có thể được thực hiện theo cách sau.

Chi phí -> Kê khai chi tiêu -> Tất cả các báo cáo

Người ta có thể tìm thấy Báo cáo Chi phí để Trình trên Trang tổng quan. Điều này có thể được lựa chọn bởi một người được chỉ định và trình báo cáo.

Nhấp vào nút TRÌNH CHO NGƯỜI QUẢN LÝ. Sau đó, chi phí sẽ được TRÌNH. Trạng thái của mục đã đăng có thể được thay đổi bằng cách sử dụng thanh trạng thái. Trạng thái có thể được thay đổi từ Đã phê duyệt thành Đã trình.

Thanh Toán

Sau khi kê khai chi tiêu được phê duyệt, nhà quản lý vào sổ khoản chi tiêu và thực hiện thanh toán.

Chi phí -> Kê khai chi tiêu -> Kê khai chi tiêu chờ thanh toán

Chọn chiêu tiêu cần thanh toán rồi bấm nút THANH TOÁN

Sản phẩm Chi phí

Người dùng có thể định cấu hình Sản phẩm Chi phí trong Mô-đun Chi phí. Đối với điều này, hãy chuyển đến Chi phí> Cấu hình> Sản phẩm Chi tiêu

Sau đó, bạn sẽ nhận được một cửa sổ mới, nơi bạn có thể tìm thấy tất cả các sản phẩm chi phí đã được tạo.

Sau đó bấm vào nút Tạo để tạo sản phẩm chi phí mới.

Thêm tất cả các chi tiết liên quan và lưu. Sau đó, bạn sẽ nhận được một sản phẩm chi phí mới.

Báo cáo Phân tích chi phí

Phân tích chi phí là một tính năng giúp người dùng có được một cái nhìn nhanh chóng về các báo cáo chi phí trong một thời kỳ cụ thể.

Phân tích chi phí là một tính năng giúp người dùng có được một cái nhìn nhanh chóng về các báo cáo chi phí trong một thời kỳ cụ thể.

Tính năng Quản lý Chi phí của Odoo là một trong những tính năng quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và điều chỉnh chi phí một cách chính xác và hiệu quả. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát chi phí.

Tính năng Quản lý Chi phí của Odoo cung cấp các tính năng quản lý chi phí sau đây:

Quản lý tài sản cố định: Quản lý chi phí đầu tư tài sản cố định trở nên dễ dàng hơn với tính năng này. Nó giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn về việc mua, sửa chữa hoặc thay thế tài sản cố định.

Quản lý chi phí văn phòng: Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý các chi phí văn phòng như chi phí thuê, chi phí điện, nước, internet và các chi phí khác. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tính toán chi phí tổng thể của mình.

Quản lý chi phí sản xuất: Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý chi phí sản xuất như chi phí vật liệu, lao động, máy móc và thiết bị. Nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và tối ưu hóa quá trình sản xuất.

Quản lý chi phí dự án: Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý chi phí của các dự án đang thực hiện. Nó cho phép doanh nghiệp theo dõi các chi phí trong quá trình thực hiện dự án và điều chỉnh chi phí theo thời gian.

Báo cáo chi phí: Tính năng này cho phép doanh nghiệp tạo ra các báo cáo chi phí để theo dõi chi phí tổng thể của mình. Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về các khoản chi phí và giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định thông minh về chi phí.

Với tính năng Quản lý Chi phí của Odoo, doanh nghiệp có thể quản lý chi phí một cách chính xác và hiệu quả hơn. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một cách tiết kiệm chi phí. 

Dưới đây là những lợi ích khi sử dụng tính năng Quản lý Chi phí của Odoo

Giúp bạn dễ dàng theo dõi các khoản chi phí của dự án và kinh doanh, từ đó đưa ra những quyết định quản lý chi phí chính xác.

Cho phép bạn thực hiện thanh toán và lập hóa đơn một cách dễ dàng và tự động.

Cung cấp các báo cáo và thống kê chi tiết về chi phí, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Tích hợp tính năng Quản lý Chi phí với các tính năng khác của Odoo, giúp bạn quản lý một cách toàn diện các hoạt động kinh doanh của mình.

Với tính năng Quản lý Chi phí của Odoo, bạn có thể tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính cho doanh nghiệp của mình. Hãy sử dụng tính năng này ngay hôm nay để quản lý chi phí của bạn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn bao giờ hết!