Phần mềm ERP giá bao nhiêu, chi phí và các yếu tố ảnh hưởng

Với mong muốn giúp xác định phần mềm ERP giá bao nhiêu để lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp là câu hỏi của nhiều khách hàng. Sau đây chúng tôi ước tính sơ bộ về các loại chi phí để xây dựng và duy trì một hệ thống ERP?

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình kinh doanh như tài chính, nhân sự, sản xuất, và chuỗi cung ứng. Việc triển khai và duy trì ERP không chỉ là một khoản đầu tư công nghệ mà còn là chiến lược dài hạn để nâng cao hiệu suất doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi phí liên quan đến ERP có thể rất đa dạng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Bài viết này sẽ phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí xây dựng và duy trì hệ thống ERP, đồng thời cung cấp hướng dẫn để bạn lập kế hoạch tài chính chính xác và hiệu quả.

Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Chi Phí ERP

1. Quy Mô và Độ Phức Tạp của Doanh Nghiệp

Quy mô doanh nghiệp quyết định mức độ phức tạp của hệ thống ERP và do đó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí:

• Doanh nghiệp lớn: Các công ty đa quốc gia hoặc có nhiều phòng ban thường cần hệ thống ERP toàn diện với khả năng tích hợp cao, dẫn đến chi phí lớn hơn.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME): Chỉ cần các chức năng cơ bản như quản lý tài chính hoặc kho hàng, giúp giảm chi phí đáng kể.

Ví dụ thực tế: Một tập đoàn sản xuất ô tô có thể cần ERP quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu, trong khi một cửa hàng bán lẻ địa phương chỉ cần phần mềm cơ bản để theo dõi doanh thu và tồn kho.

2. Số Lượng và Loại Module

Hệ thống ERP được xây dựng từ các module (phân hệ) phục vụ các chức năng cụ thể như kế toán, nhân sự, hoặc bán hàng. Chi phí phụ thuộc vào số lượng và loại module bạn chọn:

• Module cơ bản: Thường rẻ hơn, bao gồm các chức năng thiết yếu như kế toán và quản lý kho.
• Module nâng cao: Các tính năng như phân tích dữ liệu (BI), quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hoặc tự động hóa quy trình đòi hỏi chi phí cao hơn.

Ví dụ thực tế: Một công ty thương mại điện tử có thể đầu tư vào module CRM để theo dõi hành vi khách hàng, trong khi một doanh nghiệp sản xuất ưu tiên module quản lý sản xuất.

3. Mức Độ Tùy Chỉnh

Tùy chỉnh là quá trình điều chỉnh ERP để đáp ứng nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp, ảnh hưởng lớn đến chi phí:

• Tùy chỉnh thấp: Sử dụng các tính năng có sẵn, tiết kiệm chi phí và thời gian triển khai.
• Tùy chỉnh cao: Phát triển tính năng mới hoặc tích hợp với hệ thống cũ (như phần mềm kế toán nội bộ) sẽ làm tăng chi phí do cần thêm nguồn lực lập trình.

Ví dụ thực tế: Một công ty logistics có thể tùy chỉnh ERP để tích hợp với hệ thống định vị GPS, trong khi một công ty dịch vụ nhỏ có thể dùng phiên bản tiêu chuẩn mà không cần chỉnh sửa nhiều.

4. Phương Thức Triển Khai

ERP có thể được triển khai theo hai cách chính, mỗi cách có cấu trúc chi phí khác nhau:

• On-premise (Cài đặt tại chỗ): Đòi hỏi đầu tư ban đầu lớn vào phần cứng (máy chủ, thiết bị mạng) và chi phí bảo trì lâu dài.
• Cloud (Dựa trên đám mây): Không cần đầu tư phần cứng lớn, thay vào đó là phí thuê bao định kỳ (hàng tháng hoặc hàng năm), bao gồm bảo trì và cập nhật.

Ví dụ thực tế: Một startup công nghệ có thể chọn ERP cloud để linh hoạt và giảm chi phí ban đầu, trong khi một ngân hàng ưu tiên on-premise để kiểm soát dữ liệu nhạy cảm.

5. Dịch Vụ Triển Khai và Hỗ Trợ

Chi phí không chỉ nằm ở phần mềm mà còn ở các dịch vụ đi kèm:

• Triển khai: Bao gồm cài đặt, cấu hình, và đào tạo nhân viên. Doanh nghiệp lớn với đội ngũ nhân viên đông có thể cần đào tạo kéo dài, làm tăng chi phí.
• Hỗ trợ: Dịch vụ bảo trì, sửa lỗi, và cập nhật sau triển khai là khoản chi phí dài hạn cần tính đến.

Ví dụ thực tế: Một công ty có 200 nhân viên có thể chi 10,000 USD cho đào tạo, trong khi một SME với 20 nhân viên chỉ cần 2,000 USD.

6. Nhà Cung Cấp và Đối Tác

Lựa chọn nhà cung cấp và đối tác triển khai ảnh hưởng đến chi phí và chất lượng dịch vụ:

• Nhà cung cấp lớn: Các thương hiệu như SAP, Oracle, hoặc Microsoft Dynamics có chi phí cao nhưng đi kèm với hỗ trợ toàn diện.
• Nhà cung cấp nhỏ hoặc mã nguồn mở: Giải pháp rẻ hơn nhưng có thể hạn chế về tính năng hoặc dịch vụ hậu mãi.

Ví dụ thực tế: Một tập đoàn quốc tế có thể chọn SAP với chi phí hàng triệu USD, trong khi một startup chọn Odoo (mã nguồn mở) với chi phí dưới 50,000 USD.

7. Chi Phí Duy Trì và Nâng Cấp

Sau khi triển khai, ERP cần được duy trì và cập nhật định kỳ:

• Duy trì: Phí bảo trì hàng năm thường chiếm 10-20% giá phần mềm, bao gồm sửa lỗi và hỗ trợ kỹ thuật.
• Nâng cấp: Khi có phiên bản mới hoặc nhu cầu kinh doanh thay đổi, chi phí nâng cấp có thể phát sinh.

Ví dụ thực tế: Một hệ thống ERP giá 50,000 USD có thể yêu cầu 5,000-10,000 USD mỗi năm cho bảo trì.

Ước Tính Tổng Chi Phí ERP

Để lập kế hoạch tài chính, bạn cần tính toán các loại chi phí sau:

1. Chi phí phần mềm: Phụ thuộc vào module và mức độ tùy chỉnh.
2. Chi phí triển khai: Cài đặt, cấu hình, và đào tạo.
3. Chi phí phần cứng (nếu on-premise): Máy chủ và cơ sở hạ tầng CNTT.
4. Chi phí thuê bao (nếu cloud): Phí dịch vụ định kỳ.
5. Chi phí duy trì: Bảo trì và nâng cấp hàng năm.

Kết Luận

Việc xây dựng và duy trì hệ thống ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như quy mô, tính năng, phương thức triển khai, và nhà cung cấp để tối ưu hóa chi phí. Một kế hoạch tài chính chi tiết không chỉ giúp bạn tránh lãng phí mà còn đảm bảo ERP mang lại giá trị bền vững. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp ERP phù hợp, hãy liên hệ với SkyERP để được tư vấn chuyên sâu và nhận báo giá chi tiết, giúp bạn đưa ra quyết định đầu tư thông minh.

Các loại chi phí khi triển khai hệ thống ERP ở Việt Nam

Bây giờ chúng ta sẽ lần lượt phân tích các loại chi phí như đã nói ở trên một cách chi tiết hơn, tôi cũng cung cấp cho bạn một cái nhìn cụ thể và sát thực tế nhất dựa trên biểu phí triển khai ERP Odoo của SkyERP đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam 

Như đã phân tích ở trên giá thành triển khai một hệ thống phần mềm ERP là bao nhiêu phụ thuộc nhiều vào đặc điểm riêng của mỗi doanh nghiệp, nhưng thông thường sẽ có 3 loại chi phí được chúng tôi phân loại sơ bộ như bên dưới