Khách sạn nhỏ hay chuỗi, cùng một bài toán vận hành
Trong một khách sạn, lễ tân, buồng phòng, thu ngân và quản lý đều làm trên cùng một dòng khách: nhận đặt phòng, phân phòng, dọn vệ sinh, thanh toán và kết chuyển ca. Mỗi khâu một công cụ riêng (sổ tay, Excel, phần mềm rời rạc) nghĩa là mỗi lần đổi ca, mỗi lần check-in, mỗi lần thanh toán đều phải nhập lại hoặc dò lại — dễ sai và chậm khi cao điểm.
SkyHotel gom toàn bộ vòng đời khách thành một luồng duy nhất trên nền Odoo: từ lúc khách gửi yêu cầu, qua check-in, ở phòng, đến check-out và kết chuyển cuối ngày. Một nguồn dữ liệu, một giao diện, mọi bộ phận nhìn cùng một trạng thái thời gian thực.
1. Đặt phòng & Check-in
Lễ tân làm mọi thao tác trên cùng một màn hình, không rời bàn phím, không phải mở thêm sổ hay bảng phụ.
Đặt phòng linh hoạt
Tạo phòng trống, đặt phòng giữ chỗ (block), đặt cho nhóm (group) hoặc phòng dài hạn (long-stay) chỉ bằng vài bước. Mỗi đặt phòng gắn rõ loại phòng, hạng phòng, thời gian đến/đi và khách liên quan.
Check-in một chạm
Màn hình check-in hiện danh sách khách sắp đến. Lễ tân xác nhận, hệ thống tự phân phòng trống phù hợp, phát hành room key và chuyển phòng sang trạng thái có khách — toàn bộ trong một lượt thao tác.
Không bỏ lỡ cao điểm
Nhà chờ (waitlist) giữ khách khi hết phòng; khi có phòng trống, hệ thống gợi ý khách có thể check-in ngay. Đặt phòng, block và khách chờ đều được kiểm soát để tránh bán quá mức (overbooking).
2. Room Rack & Housekeeping
Bộ phận buồng và lễ tân cần nhìn cùng một bảng trạng thái phòng để không bao giờ phân phòng bẩn cho khách sắp đến.
Bảng trạng thái phòng thời gian thực
Mỗi phòng hiển thị rõ ràng: trống sạch, trống bẩn, có khách, đang dọn, bảo trì. Lễ tân nhìn là biết phòng nào được phân ngay; buồng phòng biết phòng nào cần dọn trước.
Nhiệm vụ housekeeping theo ca
Phân công dọn phòng theo ca, theo tầng, theo nhân viên. Trạng thái cập nhật khi nhân viên hoàn thành, tự động đồng bộ về room rack để lễ tân dùng ngay.
Bảo trì phòng
Đánh dấu phòng cần sửa chữa, theo dõi việc hoàn thành, đưa phòng trở lại khai thác đúng lúc — tránh tình trạng khách check-in vào phòng chưa sẵn sàng.
3. Folio & Kế toán
Tài chính khách sạn tập trung ở folio (hoá đơn lưu trú) và dòng tiền thu ngân. SkyHotel nối vận hành với kế toán thay vì để thu ngân nhập tay.
Folio tự động
Phí phòng, dịch vụ phụ (minibar, ăn uống, giặt ủi) cộng dồn vào folio theo thời gian thực. Khi khách thanh toán, hoá đơn xuất ra đúng như những gì khách đã tiêu — không cộng lại bằng tay.
Thanh toán & check-out
Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán, hoàn tiền, chia hoá đơn. Check-out đóng folio, tự sinh phiếu thu và cập nhật công nợ — khách ra khỏi quầy nhanh, thu ngân không phải dò sổ.
Kết nối Odoo Accounting
Các bút toán thu chi, công nợ và doanh thu dịch vụ đẩy thẳng về kế toán Odoo. Cuối ngày, sổ sách phản ánh đúng hoạt động quầy lễ tân mà không cần đối soát tay.
4. Hồ sơ khách & Loyalty
Khách là tài sản dài hạn của khách sạn. Mỗi lần khách đến, hệ thống cần ghi nhận để lần sau phục vụ nhanh và đúng hơn.
Hồ sơ khách tập trung
Lịch sử lưu trú, sở thích, ghi chú đặc biệt và các lần đặt phòng trước nằm trong một hồ sơ duy nhất. Lễ tân mở hồ sơ là biết khách quen, khách VIP, hay khách có yêu cầu đặc biệt.
Điểm thưởng & chương trình khách thân thiết
Cộng điểm theo doanh thu hoặc số đêm, theo dõi điểm còn lại, quy đổi thành ưu đãi. Giúp giữ chân khách quay lại mà không cần sổ ghi nhớ rời.
Nâng cao trải nghiệm
Dựa trên hồ sơ, đội ngũ có thể chuẩn bị sẵn (phòng tầng cao, thêm chăn, ưu đãi sinh nhật) — chi tiết nhỏ tạo khác biệt lớn với khách quay lại.
5. Phân tích & Night Audit
Người quản lý không điều hành bằng cảm giác. SkyHotel tổng hợp hoạt động mỗi ngày thành các chỉ số để ra quyết định nhanh.
Chỉ số vận hành (KPI) hàng ngày
Tỷ lệ lấp đầy, doanh thu bình quân mỗi phòng, ADR, RevPAR, doanh thu dịch vụ — tổng hợp tự động theo ngày, tuần, tháng. Quản lý xem một bảng là nắm được hôm nay khách sạn chạy ra sao.
Night audit (kết chuyển cuối ngày)
Một bước kết chuyển gọn để chốt doanh thu ngày, cập nhật số dư và chuẩn bị dữ liệu cho ngày mới — thay cho việc đối sổ tay vào cuối ca.
Báo cáo theo bộ phận
Mỗi bộ phận (lễ tân, buồng, thu ngân) có góc nhìn riêng từ cùng một nguồn dữ liệu, giảm tranh cãi số liệu giữa các phòng ban.
6. Tích hợp & Mở rộng
SkyHotel sinh ra trên nền Odoo nên kế thừa toàn bộ hệ sinh thống quản trị doanh nghiệp, không phải phần mềm rời rạc.
Một nền, nhiều hệ thống
Nối liền với CRM, Bán hàng, Kế toán, Kho, Nhân sự và mua hàng của Odoo. Đặt phòng online, hoá đơn, công nợ và lương nhân viên chạy trên cùng một cơ sở dữ liệu.
Kênh đặt phòng & OTA
Cấu trúc đặt phòng thiết kế để nối với kênh online và đối tác OTA; có thể mở rộng theo nhu cầu từng khách sạn mà không phải thay hệ thống.
Mở rộng theo chuỗi
Thang phân quyền và cấu hình cho phép vận hành một cơ sở hoặc nhiều chi nhánh từ một trung tâm — hợp với khách sạn từ quy mô nhỏ đến chuỗi.
Ít thao tác tay
Check-in, phân phòng, folio và check-out gom về một luồng. Nhân viên mới cũng làm đúng nhờ các bước được định sẵn, giảm sai sót ở cao điểm.
Một nguồn dữ liệu
Lễ tân, buồng, thu ngân và quản lý nhìn cùng trạng thái phòng và cùng số liệu. Hết cảnh đối sổ, dò Excel, tranh cãi con số cuối ngày.
Mở rộng được
Đứng trên nền Odoo nên kế thừa CRM, bán hàng, kế toán, kho, nhân sự. Thêm chi nhánh hay kênh đặt phòng mới mà không phải thay phần mềm.
Bắt đầu với SkyHotel
Để lại thông tin, đội SkyERP sẽ liên hệ tư vấn và demo SkyHotel theo đúng quy mô khách sạn của anh/chị. Anh/chị cũng có thể liên hệ trực tiếp hoặc email info@skyerp.net.