Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP

Sử dụng phần mềm kế toán ERP - Khó mà không khó

21/10/2018

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resources Planning là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, nó còn được biết tới với nhiều cách gọi khác nhau: Phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp, phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP, viết tắt là ERP - Enterprise Resources Planning, là một giải pháp phần mềm ra đời cách đây khá lâu. Mục tiêu của nó nhằm hỗ trợ quản lý công ty.

Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả các phòng ban, tất cả các chức năng của công ty vào một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi dễ dàng hơn, nhưng cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác. cùng với nhau. Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng ERP là một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm việc về tài chính, con người, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất nhiều thứ khác.

Enterprise Resources Planning - ERP là phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ cho phép một tổ chức sử dụng một hệ thống các ứng dụng tích hợp để quản lý doanh nghiệp và tự động hóa nhiều chức năng liên quan đến công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực.

Phần mềm ERP thường tích hợp tất cả các khía cạnh của một hoạt động - bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, phát triển, sản xuất, bán hàng và tiếp thị - trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, ứng dụng và giao diện người dùng.

Vậy ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning

Định nghĩa phần mềm ERP

ERP đơn giản nhất là gì? Hãy nghĩ về tất cả các quy trình cốt lõi cần thiết để điều hành công ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, mua sắm và những thứ khác. Ở mức cơ bản nhất, ERP tích hợp các quá trình này vào một hệ thống duy nhất.

Tuy nhiên, các hệ thống ERP mới chỉ là những điều cơ bản. Chúng cung cấp khả năng hiển thị, phân tích và hiệu quả trong mọi khía cạnh của một doanh nghiệp. Sử dụng các công nghệ mới nhất, các hệ thống ERP tạo thuận lợi cho việc luồng thông tin thời gian thực qua các phòng ban, do đó, các doanh nghiệp có thể thực hiện các quyết định dựa vào dữ liệu và quản lý hiệu suất - sống.

Sự khác biệt giữa ERP và phần mềm kế toán là gì?

Những năm gần đây đã mang lại một biển thay đổi cho phần mềm quản lý kinh doanh. Mặc dù các doanh nghiệp từ lâu đã coi phần mềm kế toán là điều cần thiết, nhưng ngày nay vị trí của phần mềm kế toán ngày càng được thay thế bởi phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (phần mềm ERP). Vì vậy, rất nhiều, trên thực tế, nhiều người đang bắt đầu sử dụng các từ ngữ hoán đổi cho nhau. Trong khi có những trường hợp tệ hơn nữa là sử dụng sai các thuật ngữ này cho một gói phần mềm nhất định, sự hiểu biết sự khác biệt có thể giúp bạn so sánh phần mềm kế toán và phần mềm ERP.


Để minh họa đầy đủ sự khác biệt giữa phần mềm kế toán và phần mềm ERP, hãy xem xét các chức năng theo truyền thống do mỗi bên cung cấp. Phần mềm kế toán, như được chỉ ra bởi tên của nó, đề cập đến các giao dịch kế toán như biên chế, các khoản phải thu, tài khoản phải trả, và bản cân đối kế toán. Các mô đun thường đi kèm với phần mềm kế toán bao gồm thanh toán, đơn đặt hàng, đơn đặt hàng, sổ cái chung, tờ timesheet, chi phí và thanh toán điện tử.

Trong khi có một số có chức năng nhìn như giống với chức năng ERP, thực ra là chúng hơi khác nhau. Phần mềm ERP là một hệ thống quản lý tài nguyên, theo dõi tài sản hữu hình và vô hình, tài liệu, nguồn nhân lực và tài chính. Các tài nguyên tài chính tất nhiên cũng bao gồm trong đó, nhưng lưu ý rằng phần mềm ERP bao gồm một loạt các chức năng thường không được cung cấp bởi phần mềm kế toán, thường bao gồm các yếu tố vô hình như giờ lao động của con người, vòng đời sản phẩm, đơn vị thực hiện và quan hệ khách hàng.

Nói một cách đơn giản, phần mềm kế toán thường được biết đến, là một phân hệ con của bất kỳ phần mềm ERP nào. Chúng ta hãy lấy các mô đun của phần mềm quản lý nguồn lực ERP của SkyERP làm ví dụ. Bộ cung cấp dịch vụ tài chính như quản lý tài chính, lập kế hoạch, và lập ngân sách. Các chức năng này có thể đã được coi là phần mềm kế toán mười năm trước đây, nhưng bây giờ có thể có khả năng tương tác với một số mô-đun khác. Các hoạt động kinh doanh như quản lý chuỗi dự án và chuỗi cung ứng, báo cáo và phân tích, quản lý nhân sự, và thậm chí quản lý CNTT là tất cả các dịch vụ có thể được điều phối và quản lý theo phần mềm SkyERP.

Tuy tất cả những điều này là về ngữ nghĩa. Chắc chắn phần mềm kế toán và phần mềm ERP có thể là hai thứ khác nhau, nhưng nó có thực sự quan trọng trong môi trường ngày nay? Câu trả lời là không thực sự. Những năm gần đây đã có nhiều nhà cung cấp phần mềm kế toán chấm dứt hoạt động hoặc được mua lại bởi các nhóm lớn hơn. Ngoài ra, với rất nhiều nền tảng ERP cung cấp chức năng kế toán tương tự nhưng với tiềm năng phát triển khả năng mở rộng, tại sao bạn chọn một gói phần mềm kế toán truyền thống?

Lý do phần mềm kế toán và phần mềm ERP có vẻ giống nhau trong thị trường ngày nay là vì phần mềm kế toán mà chúng ta thường hiểu là nó đang dần biến mất. Các bộ phần mềm lớn hơn, toàn diện hơn đang thay thế chức năng của nó. Khi ngành công nghiệp chuyển từ khái niệm về phần mềm kế toán, có khả năng cao là các hệ thống phần mềm ERP có thể thay thế hoàn toàn các chức năng của phần mềm kế toán trên thị trường. 

Phần mềm kế toán ERP là gì?

Hiện nay, cũng có những phần mềm kế toán nhưng hay đặt những tên gây nhầm lẫn như phần mềm kế toán ERP hay tự xem nó là phần mềm ERP là một việc hết sức nhầm lẫn. Hiểu được sự khác nhau giữa phần mềm ERP và phần mềm kế toán hay là Phần mềm kế toán ERP sẽ giúp bạn so sánh giữa các phần mềm kế toán và phần mềm ERP để có sự lựa chọn chính xác cho công ty bạn.Cơ bản thì phần mềm kế toán (hay phần mềm Kế toán ERP) vốn dĩ không phải phần mềm ERP, nó có thể chỉ là phần mềm kế toán với những chức năng mở rộng chứ không bao giờ là phần mềm ERP.


Hình dưới: Phần mềm kế toán tài chính là một phân hệ của phần mềm ERP 








Phân biệt phần mềm Kế toán ERP và phần mểm ERP


Khả năng mở rộng

Phần mềm kế toán hay phần mềm kế toán ERP thường khó tuỳ biến, không dễ dàng phát triển các tính năng mới. Các nhà cung cấp phần mềm cũng không sẵn sàng thay đổi và bổ xung tính năng dành riêng cho từng doanh nghiệp. 


Phần mềm ERP mặt khác có tiềm năng vô hạn trong việc tuỳ biến và phát triển, đặc biệt được phát triển riêng cho từng doanh nghiệp và hoàn toàn phù hợp với đặc điểm riêng của mỗi doanh nghiệp. 

Về quy mô


Chức năng của Phần mềm Kế toán ERP thường chỉ tương đương một phân hệ chức năng về quản lý tài chính của phần mềm ERP, phần mềm ERP ngoài quản lý tài chính còn quản lý nhiều vấn đề khác mà phần mềm kế toán thường không quản lý bao gồm các yếu tố vô hình như giờ lao động của con người, vòng đời sản phẩm, đơn vị thực hiện và quan hệ khách hàng, nhiệm vụ, công việc, quản trị dự án, marketing, ...

Về khả năng tích hợp

Phần mềm ERP có khả năng tích hợp với các hệ thống khác rất cao, nó có thể tích hợp với tổng đài VOIP để hiển thị thông tin người gọi đến, tự động hoá gửi email khi công nợ đến hạn, ... Tích hợp với website để xử lý các đơn hàng ở bên trong, tích hợp với app mobile để ghi nhận vị trí gói hàng hay con người theo thời gian thực, tích hợp với IoT để bật tắt thiết bị, ghi nhận thông số hoặc điều khiên từ xa máy móc thiết bị. ... Vậy bạn muốn chọn phần mềm kế toán hay phần mềm ERP, tin rằng đến giờ bạn đã có thể có câu trả lời sơ bộ.


Khuyến nghị đọc thêm: Giới thiệu về phần mềm kế toán SkyERP Cloudbook, là một phần mềm kế toán ERP có thể hoạt động độc lập như một phần mềm kế toán hoàn chỉnh cộng với sự tương thích với các phân hệ chức năng khác của phần mểm ERP và Khả năng mở rộng tuyệt vời bởi vì bản chất nó là một phần của hệ thống ERP


Hơn 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng SkyERP

Gia nhập với chúng tôi và tạo cho công ty bạn một vị thế tốt hơn.