Hệ thống Quản trị tri thức doanh nghiệp

Hệ thống quản lý tri thức là gì

Phân biệt dữ liệu, thông tin và tri thức

Để hiểu hệ thống quản lý tri thức là gì dầu tiên ta cần hiểu tri thức là gì 

Có 3 cấp độ của thông tin bao gồm: 

  • Dữ liệu: Là các tín hiệu đo đạc được, các tín hiệu này chỉ là các con số, các mẩu dữ liệu được thu thập hoặc thống kê hoặc đo đạc được, ví dụ 
  • Thông tin: Là dữ liệu sau khi được phân tích thì được gắn ý nghĩa vào, nếu không được phân tích và gắn ý nghĩa thì dữ liệu sẽ không có nhiều giá trị
  • Tri thức: Là những hiểu biết đã được kiểm nghiệm, được biết trước và do đó nó sẽ có thể trợ giúp cho việc ra quyết định hành động. Nếu thông tin cho chúng ta hiểu ý nghĩa của dữ liệu thì Tri thức cho ta hướng hành động bởi vì những điều này đã được kiểm chứng rồi, đã biết trước rồi. Nếu không có tri thức ta không thể đưa ra quyết định hành động tốt.



Lĩnh vực áp dụng của hệ thống quản lý tri thức

Hệ thống quản lý tri thức có thể được áp dụng đối với từng người, với từng tổ chức doanh nghiệp hoặc tổ chức chính trị. Ví dụ một số ứng dụng của hệ thống quản lý tri thức với doanh nghiệp:

woman in black headphones holding black and silver headphones

Hỗ trợ khách hàng

Đội ngũ hỗ trợ khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm, cung cấp các câu trả lời trong thư viện tri thức có sẵn, tập hợp và chia sẻ tài liệu dễ dàng.


Portal tri thức

Nhân viên, đối tác, khách hàng có thể tìm kiếm trực tiếp các kiến thức họ cần, giảm thiểu thời gian yêu cầu hỗ trợ.

people sitting on chair in front of laptop computers

Đào tạo nội bộ

Hệ thống quản trị tri thức có thể sử dụng làm đào tạo kiến thức nội bộ, xây dựng bộ kiến thức tiêu chuẩn cho các vị trí công việc, kiểm tra kiến thức.

Vai trò của quản trị tri thức trong doanh nghiệp

Dù ở bất kỳ quốc gia, doanh nghiệp nào thì tri thức cũng chính là nguồn lực quan trọng chiến lược nhất. Vậy quản trị tri thức là gì? Nó đóng vai trò gì trong các doanh nghiệp thời đại mới?

I. Định nghĩa quản trị tri thức

Quản trị tri thức là gì? Là tập hợp các phương pháp, công cụ quản trị, quản lý tài liệu. Nó liên quan đến việc tạo, chia sẻ, sử dụng, thúc đẩy và kiểm soát con người, hệ thống thông tin trong tổ chức. Mục đích của nó là đảm bảo những tài sản liên quan đến tri thức được sử dụng thích hợp và hiệu quả.

Định nghĩa quản trị tri thức

Quản trị tri thức là tập hợp các phương pháp, công cụ quản trị

Quá trình này được xem như một phương pháp tiếp cận đa ngành nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. Hiện nay có nhiều cách khai thác hay nghiên cứu mô hình khác nhau. Nhưng nhìn chung, những định nghĩa về quản trị tri thức đều bao gồm các đặc điểm sau:

Nhân tố con người là trọng tâm trong quá trình quản trị tri thức.

Quản trị tri thức và công nghệ thông tin là hai phạm trù hoàn toàn khác nhau. Công nghệ thông tin chỉ đóng vai trò hỗ trợ. Tuy nhiên nó cũng rất quan trọng trong quá trình này.

Hoạt động quản trị liên quan chặt chẽ với lý luận và thực tiễn, có tính chất đa ngành, đa lĩnh vực.

II. Tại sao cần phải quản lý tri thức?

Tri thức từ lâu đã luôn được xem xét như một yếu tố điển hình quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Thế nhưng khi phân tích sâu hơn, lí do thực sự khiến các doanh nghiệp, tổ chức phải chú trọng quản lý tri thức vì: 

  • Đây là giải pháp tối ưu ngăn chặn nạn “chảy máu chất xám” trong doanh nghiệp. Nó giúp thúc đẩy quá trình cải tiến doanh nghiệp.
  • Việc quản lý tri thức tốt có thể tạo ra một cấu trúc tổ chức học hỏi không ngừng. Cùng với đó là những cá nhân năng động và có khả năng thích ứng cao.
  • Đây là phương thức hiệu quả biến khách hàng thành người bạn trung thành của doanh nghiệp.

III. Nhu cầu dẫn tới quản trị tri thức

1. Xuất phát từ nhu cầu nhân sự

Thứ nhất, ngày càng có nhiều nhu cầu thúc đẩy trao đổi, chia sẻ và sáng tạo trong các nhóm làm việc. Nguyên nhân là do các công ty có xu hướng liên kết với nhau để cạnh tranh hơn. Do đó, nhân viên của các công ty khác nhau thường phải hợp tác.

Nguyên nhân thứ hai là các tổ công tác được hình thành và giải thể. Ngày nay, các nhóm làm việc thường được thành lập để giải quyết các vấn đề và dự án trong một khoảng thời gian ngắn. Khi các nhiệm vụ được hoàn thành, các nhóm này thường giải tán và các thành viên trở lại làm việc bình thường hoặc tham gia vào các nhóm làm việc khác mà chuyên môn của họ có giá trị hơn kiến ​​thức thu được trong các lĩnh vực khác của dự án.

2. Xuất phát từ nhu cầu kinh tế

Quản lý tri thức cung cấp một cơ hội duy nhất để biến tri thức thành một hệ thống. Điều này giúp các công ty tạo ra lợi thế về thời gian tiếp tục cạnh tranh và tạo ra giá trị kinh tế và giá trị thị trường chưa từng có.

3. Công nghệ và nhu cầu về một hệ thống quản trị tri thức

Kiến thức, chứ không phải công nghệ, có thể trực tiếp giúp nhân viên sở hữu nó đưa ra quyết định. Quản lý tri thức giúp nhân viên công ty làm việc hiệu quả hơn, đưa ra quyết định sáng suốt hơn, giảm thiểu sai lầm và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng với sự trợ giúp của công nghệ. Hàng hóa kịp thời nhất và hơn thế nữa.

IV. Chu trình quản trị tri thức

1. Giới thiệu chung về chu trình quản trị tri thức

Chu trình quản trị tri thức là gì? cũng được nhiều người quan tâm. Đây là quá trình biến đổi thông tin thành tri thức, tài sản trí tuệ trong một tổ chức, doanh nghiệp. Chu trình này góp phần giải thích tri thức được lưu giữ, chia sẻ, phân phối trong một tổ chức như thế nào. 

Có nhiều hướng tiếp cận chu trình quản trị tri thức. Trong đó, một số mô hình phổ biến có thể kể đến như: mô hình của Wiig (1993), mô hình của Meyer và Jack (1996). Sau đó là các mô hình của McElroy (1999), mô hình của Bukowitz và Williams (2000). 

Dựa vào việc phân tích, nghiên cứu các mô hình trước đây, Daklir (2005) đã đúc kết lại thành ba giai đoạn chính. Nó bao gồm:

  • Lưu giữ và/hoặc sáng tạo tri thức.
  • Chia sẻ và phổ biến tri thức.
  • Bổ sung và áp dụng tri thức.

2. Phân tích sơ đồ chu trình quản trị tri thức

Quá trình của chu trình quản trị tri thức tích hợp được phác họa trên sơ đồ sau đây:


Sơ đồ chu trình quản trị tri thức

Quá trình quản trị tri thức bắt đầu bằng việc chuyển đổi lưu giữ/sáng tạo kiến ​​thức. Sau đó nó sẽ được chia sẻ và phổ biến rộng. Trong quá trình đó, nội dung tri thức được phân tích, đánh giá.

Tiếp theo, tri ​​thức được đặt vào ngữ cảnh phù hợp để có thể hiểu và ứng dụng được. Giai đoạn này tiếp tục được quay vòng. Như vậy doanh nghiệp sẽ luôn cập nhật nội dung tri thức mới. 

Ngữ cảnh hóa tri thức liên quan đến việc xác định, duy trì những yếu tố chính. Như vậy nội dung tri thức phù hợp hơn với nhiều người sử dụng. Ngữ cảnh hóa diễn ra thành công khi nội dung mới được tích hợp vào các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đảm bảo nó đồng bộ, chính xác và liền mạch.

IV. Vai trò quan trọng của quá trình quản trị tri thức trong doanh nghiệp

Tri thức ngày càng trở nên quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Theo nghiên cứu của Grant (1996), tri thức là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Do đó, quản trị tri thức chính là chiến lược nâng cao cạnh tranh hiệu quả nhất.

Quản trị tri thức trong doanh nghiệp mang lại lợi ích đáng kể cho từng cá nhân, từng khách hàng và cho cả tổ chức. Dưới đây là một số lý do tại sao chu trình này lại quan trọng đối với từng đối tượng, từng lĩnh vực trong một tổ chức.

1. Đối với nhân viên

Nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ và tiết kiệm thời gian thông qua việc ra quyết định và giải quyết vấn đề tốt hơn.

Nhân viên có động lực làm việc cao, gắn bó lâu dài với tổ chức.

Nhân viên có thể thường xuyên cập nhật tình hình trong tổ chức, sẵn sàng vượt qua thách thức. Họ cũng tận dụng mọi cơ hội nhờ kỹ năng chuyên môn ngày càng được nâng cao.

Nhân viên được cổ vũ, khuyến khích bày tỏ quan điểm, thể hiện tiềm năng tư duy.

Vai trò quan trọng của quản trị tri thức trong doanh nghiệp

Vai trò quan trọng của quản trị tri thức trong doanh nghiệp

2. Đối với khách hàng

Khách hàng có thái độ tích cực với doanh nghiệp. Từ đó việc mua hàng sẽ diễn ra thường xuyên và lặp lại nhiều lần

Doanh nghiệp dễ dàng giữ chân khách hàng hiện tại, xây dựng mức độ trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp cao

Nhờ vào trải nghiệm tốt với sản phẩm, dịch vụ, khách hàng có thể giới thiệu doanh nghiệp đến các đối tượng khách hàng tiềm năng khác.

3. Đối với tổ chức, doanh nghiệp

Tính cạnh tranh trong tổ chức được đề cao hơn. Bởi lẽ đây là kết quả của giá trị gia tăng mà tài sản trí tuệ của tổ chức mang lại. 

Quản trị tri thức chú trọng sức sáng tạo, đưa ra các ý tưởng, khai thác tiềm năng của tổ chức. Nhờ vậy quá trình đổi mới sản phẩm, dịch vụ nhanh chóng được thúc đẩy. Nó góp phần mang lại hiệu quả tài chính cho tổ chức.

Môi trường làm việc thoải mái, cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại. Chế độ đãi ngộ hợp lý cũng được ưu tiên

Tổ chức liên kết các thành viên cùng chia sẻ tri thức, học tập và tiến bộ không ngừng. 

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược (Strategic Planning Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay! 

V. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị tri thức trong doanh nghiệp

Muốn thực hiện tốt quản trị tri thức, cần xác vấn đề then chốt đầu tiên là doanh nghiệp phải xác định rõ các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động quản trị trong tổ chức, doanh nghiệp đó. Đặc biệt, một số yếu tố quan trọng có thể kể đến như:

1. Công nghệ thông tin

Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức

Chất lượng của công cụ, hệ thống thông tin trong tổ chức

Các tiện ích đa dạng của công nghệ thông tin

2. Các nhân tố tổ chức nội bộ

Quy mô doanh nghiệp

Loại hình doanh nghiệp

Văn hoá doanh nghiệp

Phong cách lãnh đạo tổ chức

Môi trường làm việc của tổ chức

3. Vốn tri thức

Tính ứng dụng của tri thức trong tổ chức

Khả năng tích luỹ tri thức của tổ chức

Mức độ hợp tác, chia sẻ tri thức trong tổ chức

4. Chiến lược của tổ chức

Mục tiêu tổ chức chiến lược

Lập kế hoạch công việc và môi trường thực hiện chiến lược

Sự phân bổ nhân lực cho chiến lược

VI. Ứng dụng hệ thống quản trị tri thức trong doanh nghiệp ngày nay

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt ngày nay, việc xây dựng hệ thống quản trị tri thức hiệu quả chính là cách mà các doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thương trường. Để quá trình ứng dụng diễn ra tốt hơn, doanh nghiệp cần xem xét các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động trong tổ chức của mình. 

person wearing black and gray jacket in front of bookshelf

Ứng dụng quản trị tri thức trong doanh nghiệp trong thời đại mới

  1. Thứ nhất, doanh nghiệp cần phải nghiên cứu, tìm hiểu tầm quan trọng cũng như tác động của quá trình quản trị này đến với doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể thuận lợi đưa ra định hướng thực hiện quản trị tri thức phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
  2. Thứ hai, doanh nghiệp phải có chế độ đãi ngộ, bảo hộ công bằng, minh bạch đối với những giá trị mà nhân viên trong tổ chức tạo ra.
  3. Thứ ba, doanh nghiệp cần có kế hoạch xây dựng chiến lược quản trị tri thức. Nó dựa trên mục tiêu phát triển bền vững, toàn diện của tổ chức
  4. Thứ tư, các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp phải thể hiện tinh thần, thái độ cư xử phù hợp với nhân viên. Đồng thời tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, cởi mở, nâng cao sự cộng tác, đoàn kết trong tổ chức. 

VII. Kết luận

Bài viết trên không phải là đầy đủ, nhưng nó cung cấp hé mở về vấn đề quản trị tri thức, vấn đề quan trị tri thức có thể được áp dụng ở cả mức độ cá nhân và mức độ một tổ chức doanh nghiệp hoặc bất cứ tổ chức chính trị xã hội nào để quản trị tri thức và phân phối tri thức hiệu quả.

Bạn có thể đăng ký dùng thử  hệ thống Quản lý tri thức (KMS) được cung cấp bởi SkyERP bằng cách liên hệ với chúng tôi

Administrator 9 tháng 7, 2024
Chia sẻ bài này
Thẻ
Lưu trữ
Phần mềm ERP: Giải pháp quản lý tối ưu cho vận hành doanh nghiệp
Chat hỗ trợ
Chat ngay