Phần mềm quản trị doanh nghiệp: 10 dấu hiệu nhận biết đã đến lúc bạn cần 1 phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp của bạn có chuẩn bị phát triển gấp 50 lần trong tương lai gần không? Câu trả lời là có - nếu bạn đã chuẩn bị. Một mô hình kinh doanh có lợi nhuận và nhân viên chăm chỉ là yêu cầu cơ bản, nhưng cần nhiều hơn thế để thúc đẩy doanh nghiệp của bạn vượt lên dẫn đầu — cần phải có một phần mềm quản lý kinh doanh tất cả trong một.

Công Ty SKyERP, Nguyễn Sơn Tùng

Cập nhật gần nhất 20/09/2021

 Với tinh thần chuẩn bị, hãy dành một phút để đánh giá mức tăng trưởng 50 lần về mặt hậu cần:

  • Thuê nhân viên mới (và giới thiệu họ)

  • Mua vật liệu và thiết bị mới (và lập danh mục chúng)

  • Mở rộng khả năng từ xa và không gian văn phòng

  • Theo dõi nhiều tài liệu hơn 50 lần

  • Mở rộng khả năng CRM của bạn

  • Tăng khối lượng công việc kế toán của bạn

Danh sách trên chắc chắn không đầy đủ về các chi phí, thách thức và các biến số mới phát sinh khi một doanh nghiệp phát triển. 

Nhiều thách thức trong số này có thể được giải quyết bằng cách sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh tất cả trong một . Có thể hiểu rằng suy nghĩ đầu tiên của bạn có thể là "Tôi không cần điều đó, ít nhất là chưa." 

Từ khóa? "Chưa". Mặc dù phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, nhưng nó hoàn toàn bắt buộc đối với các tổ chức đang sẵn sàng mở rộng hoạt động kinh doanh của họ. Vì vậy, đừng đi sau 8 quả bóng — đây là 10 dấu hiệu cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp của bạn nên tranh thủ một giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp tất cả trong một.

1. Khi tăng trưởng sắp xảy ra

Tăng trưởng là thú vị. Nó cũng khiến thần kinh căng thẳng, căng thẳng và đầy rẫy những cơn đau ngày càng tăng.

Theo một cách vô vọng-lãng mạn, đậm chất Hollywood, có thể dễ dàng tin rằng tăng trưởng sẽ đạt mức đột biến giống như sóng thần — một khoảnh khắc lớn “aha”, một thỏa thuận lớn với một công ty khổng lồ, hoặc một biểu đồ lợi nhuận đi lên tương tự tương tự như Bitcoin .

Tuy nhiên, không được giới thiệu trên màn ảnh rộng, đó là nền tảng được đặt ra từ từ ở hậu trường — nhiều năm thử và sai, tìm ra những nhân viên phù hợp và thử nghiệm vùng nước của các thị trường khác nhau.

Mặc dù lúc đầu chậm, nhưng sự tăng trưởng thực sự có thể thành hiện thực ngay lập tức — chiến dịch tiếp thị mà bạn tung ra đã lan truyền nhanh chóng nhờ một số người đăng ký lại đã được xác minh và đột nhiên, bạn đang tìm kiếm các cuộc gọi từ tài khoản lớn nhất mà doanh nghiệp của bạn từng quản lý. 

Vấn đề ở đây: tăng trưởng được xây dựng từ từ, nhưng có thể diễn ra cùng một lúc. Đừng thiếu chuẩn bị cho thời điểm đó. Bạn tự tin vào công việc kinh doanh của mình — hãy tự tin vào khả năng tạo ra kết quả của bạn.

Như câu ngạn ngữ cũ đã nói, "Hãy mặc cho công việc bạn muốn, không phải công việc bạn có." Hãy nhìn nhận phần mềm quản lý doanh nghiệp theo cách tương tự — hãy đầu tư vào hệ thống ERP cho công ty bạn muốn phát triển, không phải cho công ty mà bạn đang ở thời điểm này.

2. Khi các mối quan hệ với khách hàng cần được quan tâm nhiều hơn

Khách hàng là xương sống của doanh nghiệp của bạn. Để có được một cơ sở khách hàng trung thành là một công việc khó khăn — thật dễ dàng bị cuốn theo dòng khách hàng mới.

Trước khi khách hàng của bạn là khách hàng, họ là khách hàng tiềm năng. Nhân viên bán hàng của bạn có được trang bị để không chỉ quản lý các mối quan hệ khách hàng bổ sung mà còn có thêm lượng khách hàng tiềm năng mới đến không?

Giúp nhân viên của bạn đánh giá khả năng sinh lời và mức độ ưu tiên của từng cơ hội bằng một phễu bán hàng tự động. Với một loạt khách hàng tiềm năng và khách hàng mới, bạn có thể nghĩ rằng thuê thêm nhân viên bán hàng là câu trả lời. Mặc dù đó có thể là một bước bạn muốn thực hiện tại một số thời điểm, nhưng điều quan trọng trước tiên là phải tập trung vào việc tối đa hóa hiệu quả của nhân viên hiện tại của bạn.

Một số lợi ích lớn nhất mà phần mềm quản lý kinh doanh tất cả trong một mang lại cho các doanh nghiệp đang phát triển nằm ở quy trình CRM của nó . 

Tự động hóa các chiến dịch tiếp thị, bảng điều khiển trực quan để theo dõi toàn bộ quy trình bán hàng, đồng bộ tức thời với phần tài chính còn lại của bạn và cổng thông tin phản hồi của khách hàng là một số công cụ có thể giúp bạn thu hút và giữ chân cơ sở khách hàng trung thành. 

3. Khi bạn thấy mình tự đưa ra “những suy đoán được đào tạo”

Đi theo đường ruột của bạn là một bản năng tự nhiên. Trong những ngày đầu kinh doanh của bạn, nó có thể thậm chí còn có lãi. Rất tiếc, bạn có thể đã đưa ra một quyết định đúng đắn ngày hôm nay. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, các quyết định sẽ đòi hỏi nhiều hơn chỉ là linh cảm.
Ra quyết định theo hướng dữ liệu (DDDM) sẽ nâng cao năng suất và lợi nhuận của bạn trên toàn diện. Mỗi doanh nghiệp đều chứa đựng những khác biệt sắc thái trong cách tiếp cận — phân tích dữ liệu có liên quan đến doanh nghiệp của bạn là điều quan trọng.

Hệ thống ERP với bảng điều khiển có thể tùy chỉnh và chức năng tạo báo cáo mang đến cho bạn thông tin cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt trong nháy mắt. Doanh nghiệp của bạn là duy nhất — phần mềm quản lý doanh nghiệp bạn chọn cần phải phù hợp với nhu cầu của bạn, chứ không phải ngược lại.

4. Khi những công việc tẻ nhạt ăn hết cả ngày của bạn

Một số ngày, công việc thậm chí có thể không giống như công việc. Những ngày khác, một giờ có thể giống như một cuộc đời. Thực tế là không phải mọi phần công việc của bạn đều ly kỳ — những nhiệm vụ trần tục mà bạn sợ thường là một trong những công việc quan trọng nhất (thu thập số liệu, kiểm kê, v.v.)

Mặc dù đây là những nhiệm vụ quan trọng, nhưng điều quan trọng không kém là đừng để bản thân dành một khoảng thời gian không cân đối để tập trung vào chúng. 

Tự động hóa là chìa khóa để làm việc thông minh hơn — tự động hóa các công việc tiêu tốn thời gian của bạn và sử dụng thời gian đó để tập trung vào các mục tiêu bức tranh lớn hơn sẽ giúp đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới. 

Một phần mềm tất cả trong một sẽ giúp bạn thực hiện điều đó. Từ kế toán đến hàng tồn kho đến bán hàng, nhiều phần của quy trình không đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và liên tục. 

Ngoài tự động hóa, ủy quyền cũng rất quan trọng — giám sát trạng thái của tất cả các nhiệm vụ bạn giao mà không cần phải lấp đầy hộp thư đến của bạn bằng “mớ hỗn độn xác nhận” qua lại không cần thiết. 

5. Khi bạn chi tiêu quá nhiều vào hệ thống CNTT

Chi phí sửa chữa là một điều ác cần thiết. Máy tính xách tay chịu hậu quả của việc rơi vãi cà phê và các sinh viên thực tập ước tính quá cao số lượng màn hình mà họ có thể mang theo cùng một lúc. Nó xảy ra. 

Nhưng chi phí cho các khoản chi không liên quan đến tai nạn thì sao? Các bản cập nhật phần mềm, máy chủ mới và bản sao lưu của mỗi thứ có thể ăn vào ngân sách của bạn rất nhanh. 

Với hệ thống điện toán đám mây, bạn sẽ có thể kiểm soát nhiều hơn tài chính của mình. SkyERP dựa trên đám mây loại bỏ nhu cầu chi tiêu phần cứng quá mức, nâng cấp phần mềm tốn kém và chi phí sao lưu. Tất cả những nhu cầu này đều được xử lý bên ngoài cơ sở — và một tỷ lệ cố định, cố định, có thể dự đoán được — để bạn có thể tập trung vào công việc kinh doanh của mình chứ không phải công nghệ đằng sau đó. 

6. Khi bạn cần giảm gấp đôi việc tuân thủ quy định

Bất kể bạn hoạt động trong lĩnh vực nào, bạn rất có thể có một người nào đó trong tổ chức của bạn được giao nhiệm vụ duy trì sự tuân thủ. Cho dù bạn là nhà sản xuất, nhà thầu, nhà tư vấn hay nhà giáo dục, các quy tắc là các quy tắc — và bạn phải trả tiền để tuân theo chúng.

Hầu hết công việc của một người quản lý tuân thủ sẽ dưới hình thức theo dõi các tài liệu và đảm bảo tính khả thi tại chỗ. Việc đánh dấu các ô trống có vẻ nhàm chán, nhưng nó được cho là phần quan trọng nhất của công việc.

Ví dụ, các nhà quản lý xây dựng có trách nhiệm giám sát sự an toàn của đội ngũ của họ và tất cả các nhà thầu phụ có liên quan. Nếu các chứng chỉ và bằng cấp này không được đáp ứng, điều đó có thể tạo ra hiệu ứng gợn sóng có vấn đề trong quá trình vận động — sự chậm trễ trong việc tuân thủ có thể khiến dự án vượt quá ngân sách và làm gián đoạn thời gian thực hiện các công việc khác của bạn (bao gồm cả lịch trình của các nhà thầu phụ). Một giá thầu cũng có thể bị mất hoàn toàn do thiếu tuân thủ, gây ra tác động tiêu cực đến lợi nhuận cuối cùng của bạn cũng như tác động tiêu cực đến lòng tin của nhân viên và nhà thầu phụ đối với bạn.

Nói tóm lại, bạn phải tuân thủ các biện pháp quản lý bằng cách giữ tất cả các tài liệu thích hợp ở một vị trí tập trung, dễ truy cập . 

7. Khi nào bạn cần sao lưu dữ liệu của mình

Ngày nay, bảo mật dữ liệu không chỉ là trách nhiệm của nhân viên am hiểu công nghệ của bạn mà là công việc của tất cả mọi người. Có một cơ sở hạ tầng bảo mật dữ liệu tại chỗ là chìa khóa và có thể là điều bạn đã làm ở một mức độ nào đó. Nhưng bao nhiêu dữ liệu của bạn được sao lưu? Và quan trọng hơn, ở đâu và như thế nào?

Nếu bạn hiện không tận dụng bất kỳ giải pháp ERP nào, thì khả năng cao là dữ liệu của bạn không được sao lưu đầy đủ. Chắc chắn, bạn có thể có sẵn các biện pháp dự phòng trên hệ thống cục bộ của mình, nhưng có thể làm được nhiều hơn thế.

Vào năm 2021, thiệt hại do tội phạm mạng toàn cầu gây ra vào khoảng 190.000 USD mỗi giây. Tội phạm mạng ở khắp mọi nơi và không ngừng nỗ lực phá hoại các doanh nghiệp hợp pháp. Nếu dữ liệu của bạn được lưu trữ ở một vị trí đơn lẻ, được bản địa hóa, bạn có thể nghĩ rằng nó an toàn hơn. Nhưng trong thực tế, đây không phải là trường hợp. Nếu một trung tâm dữ liệu này bị vi phạm, hệ thống của bạn sẽ ngừng hoạt động.

Bằng cách sử dụng hệ thống phần mềm đám mây, dữ liệu của bạn không chỉ được phân cấp và nhân bản trên các máy chủ mà còn được hỗ trợ bởi các chuyên gia an ninh mạng đẳng cấp thế giới. Chắc chắn, tường lửa của máy tính của bạn rất tuyệt - nhưng có tường lửa đó và cơ sở hạ tầng an ninh mạng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn sẽ ngăn chặn bất kỳ tác nhân độc hại nào làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của bạn. 

8. Khi làm việc từ xa không hiệu quả

Công việc từ xa đang ở đây, và nó có thể sẽ không đi đến đâu trong một thời gian khá dài. Theo nhiều khía cạnh, đó là một điều tốt — nhân viên đang đạt được mức năng suất cao hơn, cả công ty và nhân viên đều tiết kiệm tiền và đội ngũ nhân tài của mọi tổ chức đã vươn ra toàn cầu.

Có nhiều điều kiện tiên quyết để đạt được thói quen làm việc từ xa thành công. Triển khai các chiến lược quản lý thích hợp, kỹ thuật quản lý dự án và một loại phòng nhân sự mới là một số điều chỉnh cần được thực hiện. Nhưng chủ đề chung ở đây là yếu tố nằm bên dưới yếu tố con người của việc thích ứng từ xa thành công: sử dụng công nghệ tốt hơn.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp tất cả trong một phù hợp không chỉ cần có khả năng xử lý các con số và theo dõi hàng tồn kho của bạn, mà nó cần cho phép mọi người của bạn làm việc tốt hơn. Theo dõi trạng thái của các dự án, khách hàng tiềm năng và thậm chí cả những người mới thuê tất cả từ một nơi.

Nếu nhân viên của bạn có thể có một vị trí tập trung, nơi họ có thể tìm thấy tất cả dữ liệu liên quan đến việc và trò chuyện với đồng nghiệp của mình, họ sẽ có thể tập trung và hiệu quả cho dù họ đang làm việc từ đâu.  

9. Khi bạn không chắc về lịch làm việc hàng ngày của nhân viên

Quản lý là một công việc khó khăn. Một mặt, bạn muốn tham gia tích cực vào công việc của nhân viên. Thành công của họ thường là sự phản ánh của bạn. Mặt khác, hầu hết các nhà quản lý đủ hiểu biết để biết rằng quản lý vi mô thường không phải là một phương pháp thành công.

Nếu bạn không chắc chắn về những gì nhân viên của bạn đang làm hàng ngày, đó là một vấn đề. Bây giờ, bạn không muốn thở dài cổ họng họ hỏi họ làm gì mỗi ngày — điều đó làm lãng phí cả thời gian của bạn và của họ. Câu trả lời nằm ở giữa.

Mặc dù bạn và nhân viên của bạn gần như chắc chắn sử dụng một số loại ứng dụng lịch, nhưng những lịch này có được đồng bộ hóa không? Bạn có đồng phục, lịch chính để truy cập không? 

Bạn không chỉ có quyền truy cập vào lịch chung mà còn phải có quyền truy cập vào tất cả các nhiệm vụ và dự án mà nhóm của bạn đang thực hiện. Thay vì gửi một câu “Xin chào! Chỉ loanh quanh về tình trạng của dự án này! Trân trọng!" gõ email, chỉ cần kiểm tra hệ thống phần mềm của bạn để tìm câu trả lời. Bằng cách này, bạn và nhân viên của bạn có thể bớt tập trung vào việc cập nhật thông tin cho nhau qua email và cuộc trò chuyện và tập trung hơn vào việc tạo ra công việc chất lượng cao. 

10. Khi bạn có thể nói với nhân viên của bạn đang căng thẳng

Nghe nhân viên phàn nàn không bao giờ là điều dễ dàng, đặc biệt là khi liên quan đến những việc ngoài tầm kiểm soát của bạn. Chắc chắn, có một số thứ mà bạn muốn mình có thể cung cấp, nhưng không phải mọi yêu cầu đều khả thi hoặc có thể chấp nhận được.

Một yêu cầu có khả thi không? Nâng cấp hệ thống phần mềm của bạn.

Các tập dữ liệu trùng lặp, các tệp và liên kết bị thiếu, hồ sơ tài chính không đầy đủ, các ghi chú đầu gà nằm rải rác trong văn phòng — tất cả những vấn đề này đều làm chậm năng suất của nhân viên. Ngay cả khi nhân viên của bạn không nói ra lời phàn nàn của họ, hãy đọc kỹ hành động của họ. Sự thất vọng bong bóng theo nhiều cách khác nhau đối với mỗi cá nhân và một số người có thể dễ bị im lặng hơn là lên tiếng phàn nàn.

Với các khoản thanh toán cố định hàng tháng với dịch vụ hỗ trợ khách hàng chất lượng hàng đầu được bao gồm như một phần của gói cơ sở, ERP tất cả trong một là giải pháp tốt hơn nhiều cho các khiếu nại của nhân viên so với Frankenstein cùng với các phần mềm khác nhau có thể hoặc không giao tiếp với nhau.

Phần mềm tốt nhất? Phần mềm SkyERP -  Odoo là một trong những phần mềm ERP tốt nhất hiện nay.

Luôn luôn là thời điểm thích hợp cho phần mềm quản lý kinh doanh ERP all in one

Không có doanh nghiệp nào giống nhau. Sản phẩm, khách hàng, chiến lược và mọi thứ ở giữa đều khác nhau ở một mức độ lớn tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể trong ngành của bạn.

Tuy nhiên, mọi người rất giống nhau — chúng tôi mạnh mẽ hơn khi hoạt động như một khối thống nhất, phối hợp cùng nhau leo ​​lên phía trước để hướng tới một mục tiêu chung. Mặc dù đó là những người cho phép doanh nghiệp của bạn thành công, nhưng đó là phần mềm cho phép họ phát huy hết tiềm năng của mình.

Thế giới ngày càng trở nên kỹ thuật số, đồng bộ và cạnh tranh. Việc tận dụng phần mềm quản lý kinh doanh tất cả trong một phù hợp cho doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn luôn dẫn đầu. 

Liên hệ với SkyERP để xem chúng tôi có thể giúp doanh nghiệp của bạn đạt được thành tựu như thế nào!


 

Bạn đã sẵn sàng tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bạn?

Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp!