Lợi ích của hệ thống phần mềm doanh nghiệp hợp nhất

Doanh nghiệp của bạn đang sử dụng bao nhiêu phần mềm: bạn có sử dụng phần mềm kế toán riêng biệt với phần mềm bán hàng, phần mềm quản trị dự án, phần mềm nhân sự, phần mềm sản xuất, excel, ....  bạn có nghĩ rằng những phần mềm nay đang cản trợ sự lớn mạnh của doanh nghiệp bạn? Bài viết này nói về các lợi ích của hệ thống phần mềm hợp nhất sẽ cung cấp thêm thông tin về chủ đề này.

20/06/2018

Giới thiệu

Mỗi doanh nghiệp tăng trưởng cao đều phải vật lộn với các quyết định về hệ thống kinh doanh tốt nhất để quản lý hoạt động mở rộng của mình. Lập kế hoạch đúng đắn của một hệ thống phần mềm quản lý kinh doanh tích hợp thường chiếm một vị trí hậu vệ đối với các mục tiêu gia tăng doanh thu ngắn hạn. Do đó, nhiều ứng dụng khác nhau được cài đặt tại các thời điểm khác nhau trong các khu vực chức năng khác nhau, dẫn đến sự thiếu hiệu quả về quy trình kinh doanh và các thách thức về tích hợp phần mềm. Nhưng những vấn đề này đã xảy ra như thế nào ở nơi đầu tiên, và làm thế nào họ có thể tránh được?

Kiến trúc của một hệ thống kinh doanh riêng lẻ điển hình

Một công ty phát triển nhanh chóng có thể nhanh chóng vướng vào một phong cảnh ứng dụng phức tạp. Khi bắt đầu, các công ty đầu tiên cài đặt phần mềm kế toán như Misa để họ có thể quản lý kế toán của họ.

Trong việc tìm kiếm thêm khách hàng, các công ty sau đó đưa vào các hệ thống quản lý cơ hội độc lập, cùng với các hệ thống riêng biệt để giải quyết các vấn đề hỗ trợ khách hàng. Quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng và các hệ thống hoàn thành được giải quyết bằng phần mềm và bảng tính khác nhau.

Để tăng doanh thu hàng đầu, nhiều công ty sẽ mở các văn phòng mới và tiếp nhận các kênh bán hàng bổ sung dẫn tới các quy trình phức tạp hơn cho hội nhập thương mại điện tử, thanh toán định kỳ, hợp nhất tài chính, và nhiều công việc khác. Phần mềm kinh doanh bổ sung để hỗ trợ các quá trình này có thể dưới hình thức các ứng dụng độc lập từ các nhà cung cấp khác nhau, các ứng dụng tự phát, hoặc một loạt các cách giải quyết bảng tính.

Các doanh nghiệp phát triển hệ thống theo thời gian theo cách này có thể thấy mình có cấu trúc kém được lên kế hoạch để giải quyết các nhu cầu chiến thuật ngắn hạn một cách tối ưu trong khi vẫn giữ công ty trở lại từ việc quy mô hiệu quả trong dài hạn. Mạng lộn xộn này của các hệ thống phần mềm kinh doanh điên cuồng, thường được gọi là "bóng rỗ phần mềm", ức chế sự linh hoạt, năng suất và cuối cùng làm chậm khả năng phát triển của công ty.

Những thách thức kinh doanh gây ra bởi việc có một hệ thống phần mềm riêng lẻ

Khi các công ty tăng trưởng cao có một số ứng dụng riêng lẻ để xử lý các vấn đề khác nhau, có nhiều thách thức kinh doanh phát sinh. Những thách thức này có thể trở nên nghiêm trọng đến nỗi chúng có thể làm tê liệt sự tăng trưởng. Đây là tóm tắt của năm vấn đề chính có thể cản trở sự tăng trưởng của bạn nếu bạn điều hành một doanh nghiệp với các hệ thống phần mềm kinh doanh khác biệt:

Năng suất lao động bị lãng phí:

Khi công ty của bạn ở chế độ tăng trưởng, mọi nhân viên phải hoạt động với năng suất tối ưu. Nếu nhân viên của bạn bị sa lầy với các quy trình không hiệu quả và không liên tục, nó sẽ làm tăng sai sót và mất thời gian từ những nhiệm vụ cốt lõi quan trọng của họ. Các quy trình quan trọng như xử lý đơn đặt hàng, lập hoá đơn, phê duyệt chi phí và hoàn thành, để đặt tên cho một vài, có thể mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành và thường là sai. Ví dụ: nhân viên của bạn có thể tốn nhiều giờ để nhập lại thông tin lệnh vào hệ thống kế toán và lập hoá đơn, trong khi những nhân viên khác kéo thông tin tương tự từ hệ thống CRM của bạn cho các quy trình hoàn thành đơn đặt hàng của họ và tính các khoản hoa hồng bán hàng. Nếu bất kỳ đơn đặt hàng nào bị hủy trong thời gian chờ đợi, nhân viên của bạn phải sàng lọc qua các ngăn xếp dữ liệu để điều chỉnh lại thông tin này. Những công việc đòi hỏi nhiều lao động và thủ công này làm giảm sự nhanh nhẹn mà công ty bạn cần phát triển.


Thiếu khả năng hiển thị thời gian thực:

Khi hệ thống phần mềm không được tích hợp, bạn có nhiều cơ sở dữ liệu chồng chéo và không thể dễ dàng có được một cái nhìn về hiệu suất kinh doanh một cách kịp thời. Các báo cáo cho thấy hiệu quả hoạt động trong các phòng tài chính, bán hàng, tiếp thị, dịch vụ và thực hiện của bạn là rất quan trọng để cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng hợp về hoạt động của công ty bạn. Hầu hết các công ty chỉ đơn giản từ bỏ việc thu thập thông tin này một cách thường xuyên do khoảng thời gian cần thiết cho nguồn, trích xuất và phân tích dữ liệu này. Đối với những người làm như vậy, vô số giờ bị lãng phí cố gắng để liên kết không liên quan, dễ bị lỗi, và thông tin lỗi thời của nhau. Do đó, các doanh nghiệp hoặc kết thúc quyết định quan trọng một cách chậm chạp, dựa trên thông tin không chính xác, hoặc họ đưa ra những quyết định vội vã và rủi ro khỏi bản năng ruột.


Sự phức tạp và chi phí hội nhập

Với nhiều ứng dụng khác nhau, CNTT thải ra rất nhiều thời gian và tiền bạc để tích hợp, duy trì và thu thập các phiên bản mới của các ứng dụng này. Thông thường, khi các phiên bản mới được mua, cần phải thực hiện nhiều hơn việc tích hợp và bảo trì cho tất cả các phiên bản phần mềm khác nhau để làm việc cùng nhau. Do đó, thời gian CNTT có giá trị có thể được sử dụng để làm cho doanh nghiệp sản xuất hiệu quả hơn là lãng phí, trong khi chi phí bảo trì tăng vọt.


Khả năng phục vụ khách hàng:


Khách hàng cũ mua lại và tăng trưởng doanh thu là những trụ cột chính cho sự thành công liên tục của công ty bạn. Với sự cạnh tranh khốc liệt, điều quan trọng là công ty của bạn cung cấp trải nghiệm khách hàng đặc biệt hoặc có nguy cơ khiến khách hàng phải mua hàng ở nơi khác. Khi khách hàng không thể nhanh chóng nhận được thông tin về tình trạng đặt hàng của họ, không thể giải quyết kịp thời các vấn đề hoặc phải thường xuyên đối phó với các sản phẩm bị hết hàng, họ sẽ không hài lòng và ít có khả năng tiếp tục mua hàng từ bạn. Hệ thống phần mềm tích hợp đảm bảo rằng khách hàng có thông tin và kinh nghiệm khách hàng phù hợp và nhân viên của bạn có quyền truy cập tức thời tới tất cả thông tin khách hàng cần để phục vụ và bán cho khách hàng.

Ưu điểm của ứng dụng phần mềm tích hợp

Để giữ cho doanh nghiệp của bạn phát triển với tốc độ đáng kể mà bạn dự định, điều quan trọng là phải có các ứng dụng phần mềm doanh nghiệp của bạn được tích hợp xung quanh một cơ sở mã, cơ sở dữ liệu và quy trình kinh doanh duy nhất. Những ưu điểm của việc thiết kế hệ thống của bạn theo cách này mang lại hiệu quả tiết kiệm rất lớn và cải thiện năng suất kinh doanh, bao gồm:

Hiệu quả Quy trình Trong Tổ chức của Bạn:

Có một số quy trình chính mà bạn có thể gặp phải trong hoạt động hàng ngày của mình, chẳng hạn như quản lý đơn hàng, thực hiện, lập hoá đơn, thu tiền mặt, phê duyệt chi phí và hợp nhất tài chính, để đặt tên cho một vài. Tự động hoá các quy trình như vậy sẽ giúp bạn tránh được các nhân viên mới nếu cần phải quản lý các quy trình này và bố trí lại nhân viên để có các hoạt động có giá trị cao hơn để giúp doanh nghiệp của bạn đổi mới và phát triển.


Khả năng hiển thị được cải thiện đáng kể:


Khả năng hiển thị trong thời gian thực rất quan trọng trong việc đưa ra các quyết định kịp thời. Khi thông tin có thể được truy cập ngay lập tức từ hầu hết mọi nơi, mà không lãng phí nguồn lực khai thác dữ liệu và buộc dữ liệu từ các nguồn khác nhau, nhân viên được thông báo tốt hơn và có thể đưa ra các quyết định chính xác hơn và nhanh hơn.

Tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí đáng kể:


Với IT không còn phải mua sắm, cài đặt, và duy trì nhiều hệ thống cũng như sự tích hợp khác nhau giữa chúng, có thể giảm được đáng kể chi phí hoạt động trong khi thời gian của CNTT có thể được cải thiện để hoạt động kinh doanh.

Tăng trưởng nhanh:


Với một hệ thống phần mềm tích hợp, mở rộng đến nhiều địa điểm và các kênh bán hàng bổ sung có thể được thực hiện nhanh hơn rất nhiều vì quá trình thống nhất và quá trình quản lý kế toán và dữ liệu. Các công ty cũng có thể tăng và bán chéo hiệu quả hơn cho cơ sở khách hàng hiện tại của họ do khả năng hiển thị được cải thiện mà họ có được.

Đổi mới do Người sử dụng:

Bởi vì những thay đổi trong quá trình có thể được thực hiện nhanh chóng, người dùng doanh nghiệp hàng ngày có thể áp dụng các chuyên môn về chức năng của họ để điều chỉnh các quy trình và ứng dụng theo cách giúp cải thiện hiệu suất. Trong khi đó, CNTT được giải phóng để tập trung vào các sáng kiến ​​mang tính chiến lược có thể làm tăng thêm giá trị cho nền móng bằng cách xây dựng các giải pháp sáng tạo mang tính sáng tạo.

Phần kết luận


Ngày nay, các công ty trong hầu hết các ngành công nghiệp đang sử dụng các phần mềm kinh doanh phức tạp để thúc đẩy sự phát triển của họ nhưng nhiều người vẫn đang phải vật lộn để theo kịp sự phát triển của họ và quản lý chi phí một cách hiệu quả vì các hệ thống chức năng bị ngắt kết nối gây tắc nghẽn quá trình và vấn đề năng suất của nhân viên.

Các bộ phần mềm kinh doanh tích hợp đang chuyển đổi cách thức các công ty chạy và giúp họ vượt qua những vấn đề ngày càng phức tap hơn. Mà trước đây chúng là lý do kiềm hãm doanh nghiệp đạt mức tăng trưởng có lợi nhuận cao hơn.

Bài viết liên quan

Hơn 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng SkyERP

Gia nhập với chúng tôi và tạo cho công ty bạn một vị thế tốt hơn.


hotline: 0989 642 123