ERP là gì và nó hoạt động như thế nào? Ý nghĩa, Lịch sử, Tính năng và hơn thế nữa

Hầu hết các chuyên gia kinh doanh đã nghe đến thuật ngữ “ERP”, nhưng họ có thể không biết chính xác phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp có thể làm gì cho nhóm của họ. Chúng tôi sẽ giải thích chính xác ERP là gì, cách thức hoạt động, những gì nó có thể làm cho doanh nghiệp của bạn, cách chọn giải pháp phù hợp và hơn thế nữa.

Nguyễn Anh Tuấn

21/06/2021


Các công ty đang phát triển cuối cùng đã đạt đến một điểm mà bảng tính không còn cắt giảm nó nữa. Đó là nơi xuất hiện của phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp: Hệ thống ERP thu thập và tổ chức thông tin kinh doanh chính và giúp các tổ chức điều hành các hoạt động tinh gọn, hiệu quả, ngay cả khi chúng mở rộng.


Hầu hết các chuyên gia kinh doanh đã nghe đến thuật ngữ “ERP”, nhưng họ có thể không biết chính xác phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp có thể làm gì cho nhóm của họ. Chúng tôi sẽ giải thích chính xác ERP là gì, cách thức hoạt động, những gì nó có thể làm cho doanh nghiệp của bạn, cách chọn giải pháp phù hợp và hơn thế nữa.


Đọc để biết câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có về lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp.


Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là gì?


Về cốt lõi, ERP là một ứng dụng tự động hóa các quy trình kinh doanh, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết và kiểm soát nội bộ, dựa trên cơ sở dữ liệu trung tâm thu thập thông tin đầu vào từ các bộ phận bao gồm kế toán, sản xuất, chuỗi cung ứng, bán hàng, tiếp thị và nguồn nhân lực (HR).


Sau khi thông tin được tổng hợp trong cơ sở dữ liệu trung tâm đó, các nhà lãnh đạo có được khả năng hiển thị giữa các phòng ban, cho phép họ phân tích các tình huống khác nhau, khám phá các cải tiến quy trình và tạo ra lợi ích hiệu quả lớn. Điều đó có nghĩa là tiết kiệm chi phí và năng suất tốt hơn khi mọi người dành ít thời gian hơn để tìm kiếm dữ liệu cần thiết.


Phần mềm ERP được thiết kế riêng để đáp ứng nhu cầu của một doanh nghiệp cá nhân trả cổ tức lớn, làm cho các hệ thống này trở thành một công cụ quan trọng cho các công ty trong các ngành và thuộc mọi quy mô. Nhiều công ty nổi tiếng và thành công nhất trên thế giới đã dựa vào ERP trong một phần tư thế kỷ qua. Giờ đây, phần mềm này có thể được cấu hình và định giá để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp mọi quy mô.


Nói một cách đơn giản, hệ thống ERP giúp thống nhất con người, quy trình và công nghệ trong một tổ chức.



Bài học rút ra chính


ERP là phần mềm kinh doanh quan trọng thu thập thông tin từ các phòng ban khác nhau trong một cơ sở dữ liệu chung, cho phép các nhà lãnh đạo theo dõi nhịp phát triển của công ty bằng cách sử dụng một tầm nhìn duy nhất về thực tế.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp thống nhất các chức năng kinh doanh quan trọng như tài chính, sản xuất, quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng, giao tiếp với khách hàng, bán hàng và tiếp thị, quản lý dự án và nguồn nhân lực. Một tính năng chính là phân tích và báo cáo chi tiết về từng bộ phận.

ERP có thể tạo ra sự tiết kiệm lớn về thời gian và tài chính bằng cách cung cấp khả năng hiển thị trong toàn tổ chức, làm nổi bật các quy trình kém hiệu quả và tiết lộ cơ hội phát triển.

Có một số mô hình triển khai cho phần mềm ERP, bao gồm tại chỗ, đám mây và kết hợp. Trong khi ERP đám mây đã trở nên cực kỳ phổ biến trong những năm gần đây, cách tiếp cận nào là tốt nhất phụ thuộc vào nhu cầu của công ty.

Các doanh nghiệp nên đảm bảo rằng họ hiểu rõ khả năng, mô hình triển khai, yêu cầu tích hợp và tổng chi phí sở hữu danh sách ngắn các nhà cung cấp trước khi chọn người chiến thắng.

Giải thích về ERP


Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - một biệt danh do công ty nghiên cứu Gartner đặt ra vào năm 1990 - có thể là một khái niệm khó hiểu vì ERP không phải là một ứng dụng độc lập. Trong khi ERP là một loại phần mềm kinh doanh, hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ khác nhau , mỗi phân hệ giải quyết một yêu cầu kinh doanh cụ thể. Ví dụ: các công ty dựa trên sản phẩm thường có các mô-đun cho kế toán, quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và nếu họ sản xuất hoặc lắp ráp sản phẩm thì sẽ sản xuất. Các doanh nghiệp dịch vụ có thể chuyển sang các mô-đun cho kế toán, quản lý dự án, tự động hóa các dịch vụ chuyên nghiệp và CRM.


Mỗi mô-đun lấy thông tin từ và đẩy thông tin vào cơ sở dữ liệu trung tâm là thành phần quan trọng của hệ thống ERP. Kho dữ liệu chung này cung cấp khả năng hiển thị vào tất cả các phòng ban và do đó cho phép các nhà lãnh đạo đánh giá và so sánh hiệu suất của các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp và hiểu được tác động đầy đủ của các quyết định. Nó cũng hỗ trợ các lợi ích ERP khác, như tự động hóa quy trình, cải thiện kiểm soát nội bộ và thông minh kinh doanh thông minh hơn.


Tại sao  ERP lại quan trọng đối với doanh nghiệp?


Hệ thống ERP đã trở thành tiền đề cho các doanh nghiệp muốn sử dụng tài nguyên một cách khôn ngoan. Họ có thể giúp các nhà lãnh đạo phân bổ lại vốn nhân lực và tài chính hoặc xây dựng các quy trình hiệu quả hơn để tiết kiệm tiền mà không phải hy sinh chất lượng hoặc hiệu suất.


ERP cũng là một tài sản khi nói đến việc lập kế hoạch và điều phối. Nhân viên có thể xem chi tiết lượng hàng tồn kho hiện có và đơn đặt hàng của khách hàng, sau đó so sánh đơn đặt hàng của nhà cung cấp và nhu cầu dự báo trong tương lai. Nếu cần, họ có thể thực hiện các điều chỉnh để giải quyết các vấn đề khó khăn. Phần mềm ERP cũng cải thiện khả năng giao tiếp và cộng tác vì người lao động có thể kiểm tra trạng thái của các bộ phận khác để đưa ra quyết định của riêng họ.


Là một nguồn dữ liệu toàn diện, hệ thống ERP cũng cung cấp một loạt các báo cáo và phân tích có thể tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp. Biến một lượng lớn thông tin thành các biểu đồ và đồ thị minh họa rõ ràng các xu hướng và giúp mô hình hóa các kết quả khả thi là một năng lực mà các giám đốc điều hành ERP thấy là vô giá.


Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?


Hệ thống ERP hoạt động bằng cách sử dụng cấu trúc dữ liệu chuẩn, được xác định. Thông tin do một bộ phận nhập sẽ ngay lập tức có sẵn cho người dùng được ủy quyền trong toàn doanh nghiệp. Cấu trúc thống nhất này giúp giữ cho mọi người trên cùng một trang. Ví dụ: giả sử một chuỗi phân phối thực phẩm địa phương có nhiều địa điểm thường chia sẻ nguồn hàng và nhân sự. Khi dữ liệu về chất lượng, doanh số bán hàng và nhân viên từ các trang web này được đưa vào hệ thống ERP, nó được định dạng để cho biết nó đến từ vị trí nào.


Sau đó, dữ liệu được đưa vào các quy trình kinh doanh và quy trình làm việc giữa các phòng ban. Các nhà lãnh đạo có thể xem liệu một địa điểm có hoạt động tốt hơn đáng kể trong việc tránh hư hỏng so với địa điểm chị em cách vài thị trấn hay không và làm việc để tìm ra lý do tại sao, trong khi các hoạt động có thể đảm bảo mức nhân viên phù hợp với mô hình giao thông. Bộ phận Tài chính có thể so sánh doanh thu với giá thuê để giúp các giám đốc điều hành quyết định có hợp nhất hay không.


Hệ thống ERP mang lại giá trị cao nhất khi một công ty có các mô-đun cho từng chức năng kinh doanh chính và đảm bảo nhập dữ liệu kịp thời, chính xác. Và, càng nhiều bên liên quan có quyền truy cập thì càng tốt.


Khi một công ty sử dụng các hệ thống kinh doanh từ nhiều nhà cung cấp, thường có thể tích hợp để làm cho dữ liệu tự động chuyển vào ERP. Dữ liệu này sau đó có thể được sử dụng trong suốt phiên bản ERP để mang lại lợi ích cho bất kỳ quy trình hoặc quy trình làm việc nào.


ERP có thể cải thiện hoặc giúp đỡ một doanh nghiệp như thế nào?


ERP cho phép các công ty xác định các lĩnh vực kinh doanh còn chỗ để cải tiến hoặc cơ hội mở rộng. Sự tiếp cận của người dùng là chìa khóa quan trọng: Càng nhiều nhân viên có quyền truy cập, các nhóm có nhiều khả năng sẽ phát hiện ra các vấn đề, cho dù nhu cầu tăng đột biến đối với một sản phẩm nhất định, giao hàng trễ từ nhà cung cấp hay sắp xảy ra sự cố dòng tiền. Sau đó, nhân viên có thể chủ động giảm thiểu vấn đề trong phạm vi có thể.


Các giám đốc điều hành thường tập trung vào kết quả — sử dụng thông tin để đạt được các mục tiêu, như tăng hiệu quả, giảm chi phí và đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng hoặc điều kiện thị trường đang thay đổi.


Đối với các đơn vị kinh doanh, phần mềm ERP có thể tự động hóa nhiều tác vụ dễ xảy ra lỗi, như điều chỉnh tài khoản, xử lý đơn hàng và thanh toán của khách hàng, đồng thời cung cấp thông tin mà nhóm cần để hoạt động hiệu quả hơn.


Nhưng vẻ đẹp thực sự của ERP là nó có thể cung cấp cái nhìn sâu rộng hơn 10.000 mét về sức khỏe của công ty và hiểu biết chi tiết về một quy trình cụ thể hoặc KPI bằng cách không chỉ lưu trữ và tổ chức dữ liệu mà còn xác định các mẫu và gắn cờ các điểm bất thường cần điều tra. Hãy thử điều đó với một bảng tính.


Các khía cạnh kinh doanh khác:


Truy cập dữ liệu từ mọi nơi: Nhân viên không còn cần phải xáo trộn giữa đống giấy tờ hoặc tệp nằm rải rác trên máy tính để bàn. Với ERP dựa trên đám mây, người quản lý kho hàng có thể đăng nhập từ thiết bị di động khi đang ở tầng cửa hàng hoặc nhân viên bán hàng có thể kiểm tra hàng tồn kho khi đang ở trang web của khách hàng.


Thông tin luôn được cập nhật: Bởi vì hệ thống ERP liên tục nhận thông tin từ các bộ phận khác nhau, nó được cập nhật ngay lập tức khi hàng tồn kho được kéo lên, thanh toán được đăng hoặc email được gửi cho khách hàng. Điều này mang lại một lợi thế lớn vì những người ra quyết định dựa trên lựa chọn của họ dựa trên dữ liệu cập nhật từng phút.


Quyết định kinh doanh dựa trên cùng một dữ liệu: Với một cơ sở dữ liệu chung, tất cả những người ra quyết định đều ở trên cùng một trang. Không có nguồn thông tin trùng lặp hoặc xung đột và các công ty có lịch trình khả năng và phân phối các báo cáo động một cách tự động. Cần thêm chiều sâu? Dữ liệu cơ bản có thể được truy cập đơn giản bằng cách nhấp vào báo cáo.


Ai sử dụng ERP?


Các công ty trong mọi ngành, với các mô hình kinh doanh đa dạng, đã nhận ra những lợi ích mà ERP mang lại. Các giải pháp linh hoạt với chức năng mở rộng có thể đáp ứng cho nhiều tổ chức và yêu cầu khác nhau.


Các ngành dựa vào ERP để vận hành doanh nghiệp của họ bao gồm:


  • Quảng cáo và phương tiện kỹ thuật số

  • Quần áo, giày dép và phụ kiện

  • Cửa hàng trong khuôn viên trường

  • Tư vấn

  • Giáo dục

  • Năng lượng

  • Các dịch vụ tài chính

  • Đồ ăn và đồ uống

  • Sức khỏe và sắc đẹp

  • Khoa học đời sống và chăm sóc sức khỏe

  • dịch vụ IT

  • Chế tạo

  • Truyền thông và xuất bản

  • Tổ chức phi lợi nhuận

  • Những dịch vụ chuyên nghiệp

  • Nhà hàng và khách sạn

  • Bán lẻ

  • Phần mềm và công nghệ

  • Vận tải và hậu cần

  • Phân phối bán buôn

  • Vai trò & Người dùng

Trong các tổ chức đó, một số chức năng công việc được hưởng lợi từ ERP, bao gồm nhưng không giới hạn ở:


Tài chính / kế toán: Nhóm kế toán thường là người chấp nhận đầu tiên. Nhóm này sẽ theo dõi và báo cáo về tất cả các giao dịch và thông tin tài chính khác trong hệ thống, bao gồm các khoản phải trả (AP), khoản phải thu (AR) và bảng lương. Với ERP, các chuyên gia lập kế hoạch và phân tích tài chính (FP&A) — cho dù là một vai trò riêng biệt hay một phần của bộ phận kế toán — có thể biến dữ liệu tài chính toàn diện thành các dự báo và báo cáo về doanh thu, chi phí và dòng tiền.

Chuỗi cung ứng: Các nhân viên tập trung vào hoạt động, một nhóm bao gồm đại lý mua hàng, người lập kế hoạch hàng tồn kho, quản lý kho và lãnh đạo chuỗi cung ứng cấp cao, dựa vào hệ thống ERP để đảm bảo dòng hàng hóa thông suốt và liên tục từ nhà cung cấp đến khách hàng. Họ tin tưởng vào thông tin chính xác, chi tiết do hệ thống cung cấp để tối ưu hóa mức tồn kho, ưu tiên đơn đặt hàng, tối đa hóa các lô hàng đúng hạn, tránh gián đoạn chuỗi cung ứng và xác định các quy trình không hiệu quả.

Bán hàng và tiếp thị: Giải pháp ERP có thể tăng năng suất và thúc đẩy kết quả tốt hơn cho nhóm bán hàng của bạn bằng cách tự động hóa việc quản lý khách hàng tiềm năng và theo dõi các tương tác mà khách hàng tiềm năng có với công ty của bạn. Các đại diện có thể ghi lại các cuộc thảo luận và thay đổi trạng thái của khách hàng tiềm năng khi họ di chuyển qua phễu bán hàng. Sử dụng các bản ghi đó, hoạt động tiếp thị có thể tự động hóa và quản lý phạm vi tiếp cận trên tất cả các kênh, từ email đến quảng cáo hiển thị hình ảnh đến phương tiện truyền thông xã hội, đồng thời đo lường hiệu quả của các thông điệp và kênh đó để phân bổ ngân sách tốt hơn.

Nguồn nhân lực: Bộ phận nhân sự theo dõi tất cả thông tin về nhân viên và các xu hướng rộng hơn của lực lượng lao động trong ERP. Nó có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin liên lạc, chi tiết lương thưởng và phúc lợi và các tài liệu khác cho từng nhân viên. Nhân sự cũng có thể theo dõi các chỉ số như tỷ lệ giữ chân theo bộ phận, mức lương trung bình theo chức danh, tỷ lệ thăng chức và các chỉ số khác để phân bổ tốt hơn nhân viên của mình và hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp.

Khi bạn cần ERP

Mặc dù phần mềm ERP ban đầu được thiết kế cho các doanh nghiệp - như tên gọi - các dịch vụ ERP dựa trên đám mây (SaaS) ngày nay đã giảm bớt rào cản gia nhập và giúp vô số công ty vừa và mới nổi tăng hiệu quả, khả năng hiển thị và lần lượt, khả năng sinh lời.


Vì vậy, làm thế nào để bạn biết nếu ERP là dành cho bạn?


Tất cả các công ty nên thường xuyên xem xét công nghệ hiện tại của họ và hỏi: Công nghệ của chúng tôi có giúp ích gì — hay kìm hãm chúng tôi? Khi các hệ thống lỗi thời hoặc không phù hợp dẫn đến sự kém hiệu quả, làm vẩn đục vùng dữ liệu hoặc không thể hỗ trợ những thay đổi mà doanh nghiệp muốn thực hiện, thì đã đến lúc tìm kiếm một giải pháp mới.


Các dấu hiệu khác đã đến lúc cần phải thay đổi: Dữ liệu không chính xác, thiếu tích hợp giữa các hệ thống, tỷ lệ lỗi cao và phụ thuộc quá nhiều vào email và bảng tính. Mặc dù có những chi phí đi kèm khi mua và triển khai phần mềm ERP, nhưng nó thường mang lại lợi tức đầu tư nhanh chóng. Và, có sẵn trợ giúp cho những người muốn xây dựng một tình huống kinh doanh.




12 Lợi ích của Hệ thống ERP


Các giải pháp ERP ngày nay có các bộ tính năng phong phú mang lại vô số lợi ích cho doanh nghiệp. Mặc dù những gì một công ty cá nhân coi là giá trị lớn nhất của công nghệ này sẽ khác nhau, nhưng đây là những lợi thế chung chính mà ERP mang lại:


1. Tiết kiệm chi phí: Có lẽ đề xuất giá trị lớn nhất của hệ thống ERP là chúng có thể tiết kiệm tiền cho tổ chức của bạn theo một số cách. Bằng cách tự động hóa nhiều công việc đơn giản, lặp đi lặp lại, bạn giảm thiểu sai sót và nhu cầu thêm nhân viên với tốc độ tăng trưởng kinh doanh. Khả năng hiển thị giữa các công ty giúp dễ dàng phát hiện ra sự kém hiệu quả làm tăng chi phí và dẫn đến việc triển khai tốt hơn tất cả các nguồn lực, từ lao động đến hàng tồn kho đến thiết bị. Và với ERP đám mây, các công ty có thể nhanh chóng nhận thấy giá trị gia tăng từ phần mềm, hơn và cao hơn những gì họ đang chi tiêu.


2. Khả năng hiển thị quy trình làm việc: Với tất cả quy trình làm việc và thông tin ở một nơi, nhân viên có quyền truy cập vào hệ thống có thể thấy trạng thái của các dự án và hiệu suất của các chức năng kinh doanh khác nhau có liên quan đến công việc của họ. Khả năng hiển thị này có thể đặc biệt có giá trị đối với các nhà quản lý và lãnh đạo, nó nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều so với việc tìm kiếm các tài liệu phù hợp và liên tục yêu cầu đồng nghiệp cập nhật.


3. Báo cáo / phân tích: Dữ liệu chỉ hữu ích nếu các công ty có thể phân tích và hiểu nó, và hệ thống ERP sẽ giúp làm được điều đó. Các giải pháp hàng đầu có các công cụ báo cáo và phân tích ấn tượng cho phép người dùng không chỉ theo dõi KPI mà còn hiển thị bất kỳ số liệu hoặc so sánh nào mà họ có thể mơ ước. Vì ERP là toàn bộ, nó có thể giúp một doanh nghiệp hiểu được sự thay đổi hoặc vấn đề của một quy trình trong một bộ phận ảnh hưởng đến phần còn lại của công ty như thế nào.


4. Thông tin chi tiết / thông tin chi tiết về doanh nghiệp: Vì ERP có thể truy cập dữ liệu từ khắp công ty, các hệ thống này có thể phát hiện ra các xu hướng có tác động và cung cấp thông tin chi tiết sâu rộng về doanh nghiệp. Điều này dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn bởi các nhà lãnh đạo tổ chức, những người hiện có thể dễ dàng truy cập vào tất cả các dữ liệu liên quan.


5. Tuân thủ quy định & bảo mật dữ liệu: Các tiêu chuẩn báo cáo tài chính và các quy định bảo mật dữ liệu của chính phủ và ngành cụ thể thay đổi thường xuyên và hệ thống ERP có thể giúp công ty của bạn luôn an toàn và tuân thủ. ERP cung cấp một dấu vết kiểm tra bằng cách theo dõi vòng đời của mỗi giao dịch, bao gồm cả việc tuân thủ các quy trình phê duyệt bắt buộc. Các doanh nghiệp cũng có thể giảm nguy cơ xảy ra lỗi và các lỗi tuân thủ liên quan với tự động hóa. Phần mềm ERP cung cấp các báo cáo tài chính tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định, và các ứng dụng SaaS được trang bị tốt để giúp các công ty tuân thủ PCI-DSS.


6. Quản lý rủi ro: Công nghệ ERP làm giảm rủi ro theo một vài cách. Kiểm soát truy cập chi tiết và quy trình phê duyệt xác định có thể tăng cường kiểm soát tài chính và giảm gian lận. Ngoài ra, dữ liệu chính xác hơn sẽ tránh được những sai lầm có thể dẫn đến mất doanh thu hoặc tiền phạt. Và cuối cùng, khả năng nhìn thấy trạng thái của toàn bộ hoạt động giúp nhân viên có thể nhanh chóng xử lý các rủi ro do gián đoạn kinh doanh gây ra.


7. Bảo mật dữ liệu: Các nhà cung cấp ERP hiểu rằng hệ thống của bạn chứa dữ liệu quan trọng, nhạy cảm và thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo nó được an toàn. Sự siêng năng này quan trọng hơn bao giờ hết khi số lượng và quy mô của các cuộc tấn công mạng ngày càng tăng. Đặc biệt, phần mềm Cloud ERP sử dụng các giao thức bảo mật tiên tiến để đảm bảo công ty của bạn không trở thành nạn nhân của một cuộc tấn công gây tổn hại.


8. Hợp tác: Nhân viên hiệu quả nhất khi họ làm việc cùng nhau. Các giải pháp ERP giúp dễ dàng chia sẻ thông tin — như đơn đặt hàng, hợp đồng và hồ sơ hỗ trợ khách hàng — giữa các nhóm. Nó đánh sập các bức tường giữa các phòng ban bằng cách cho phép nhân viên truy cập thích hợp vào dữ liệu về các chức năng kinh doanh liên quan.


9. Khả năng mở rộng: Hệ thống ERP phù hợp sẽ có khả năng mở rộng và đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn hiện nay và trong tương lai gần. Các hệ thống đám mây đặc biệt thích ứng với những thay đổi hoạt động nhỏ và lớn ngay cả khi lượng dữ liệu mà tổ chức nắm bắt và nhu cầu truy cập tăng lên.


10. Tính linh hoạt: Trong khi phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp tuân theo các thông lệ tốt nhất, nó cũng cung cấp sự linh hoạt để hỗ trợ các quy trình và mục tiêu duy nhất. Hệ thống cung cấp cho quản trị viên khả năng xây dựng quy trình làm việc cụ thể của công ty và tạo các báo cáo tự động quan trọng đối với các phòng ban và giám đốc điều hành khác nhau. ERP nâng cao sự đổi mới và sáng tạo của tổ chức bạn.


11. Tùy chỉnh: Trong khi hầu hết các công ty nhận thấy rằng các hệ thống ERP hiện đại hỗ trợ doanh nghiệp của họ một cách “xuất sắc”, thì một số công ty cần phải thêm vào chức năng tích hợp mở rộng. Nếu bạn có nhiều quy trình chuyên biệt, hãy tìm một hệ thống có thể mở rộng cho phép nhà tích hợp hoặc nhân viên CNTT của bạn viết mã bổ sung các tính năng cần thiết hoặc có thể tích hợp với các giải pháp cũ hoặc tự sản xuất. Tuy nhiên, trước khi đi theo lộ trình tùy chỉnh, hãy xem xét kỹ các quy trình của bạn — chức năng và cấu hình dựng sẵn hỗ trợ các giải pháp ERP hiện đại dựa trên các phương pháp hay nhất được thu thập từ hàng nghìn công ty. Nhằm giảm thiểu các tùy chỉnh.


12. Quản lý khách hàng & đối tác: ERP có thể củng cố mối quan hệ đối tác và khách hàng của công ty. Nó có thể cung cấp thông tin chi tiết về các nhà cung cấp, hãng vận chuyển và nhà cung cấp dịch vụ, với đám mây cho phép trao đổi thông tin tốt hơn, thuận tiện hơn. Khi nói đến khách hàng, giải pháp có thể theo dõi các phản hồi khảo sát, hỗ trợ vé, trả hàng và hơn thế nữa để tổ chức có thể nắm bắt được nhịp độ hài lòng của khách hàng.


6 Nhược điểm của Hệ thống ERP


Bất chấp tất cả những giá trị mà ERP mang lại, vẫn có những thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải. Nhiều người trong số này có thể tránh được bằng cách chuẩn bị và lựa chọn đối tác cung cấp phù hợp.


1. Chi phí hệ thống: Bởi vì chúng tốn kém để mua, triển khai và bảo trì, các hệ thống ERP ban đầu chỉ có thể tiếp cận được với các công ty lớn. Tuy nhiên, điều đó đã không xảy ra trong hơn hai thập kỷ. Mặc dù ERP vẫn yêu cầu đầu tư về thời gian và tài chính, công nghệ này đã trở nên hợp lý hơn nhiều nhờ cả hệ thống SaaS tính phí định kỳ và nhiều giải pháp hơn được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tham gia thị trường. Ví dụ, các tổ chức có thể sử dụng các công cụ để tính toán khoản tiết kiệm ước tính sau một và ba năm, để tìm hiểu khi nào lợi nhuận sẽ vượt qua chi phí.


2. Cần đào tạo: Giống như bất kỳ công nghệ mới nào, ERP có một đường hướng học tập. Bất kỳ ai sẽ sử dụng phần mềm — lý tưởng là hầu hết hoặc tất cả nhân viên của bạn — đều cần được đào tạo ở một mức độ nào đó. Mặc dù ban đầu có thể có sự phản kháng, nhưng điều đó sẽ mất dần khi mọi người nhận ra rằng công nghệ sẽ giúp họ nhiều như thế nào. Các hệ thống mới hơn nhận được các bản cập nhật thường xuyên trực quan hơn và thân thiện với người dùng, giảm yêu cầu đào tạo và tăng khả năng áp dụng.


3. Chi phí chuyển đổi dữ liệu: Khi chuyển sang một hệ thống ERP mới, bạn có thể cần phải chuyển đổi một số dữ liệu sang định dạng tương thích với nền tảng mới. Điều này có thể dẫn đến chi phí và sự chậm trễ không mong muốn, vì vậy hãy xem lại cơ sở dữ liệu của bạn và làm việc với nhóm CNTT hoặc đối tác tích hợp để sớm xác định các vấn đề tương thích dữ liệu tiềm ẩn. Sau đó, bạn có thể đưa các nỗ lực chuyển đổi vào kế hoạch triển khai ERP .


4. Sự phức tạp: Một hệ thống ERP có rất nhiều tính năng và điều đó có thể gây khó khăn cho lực lượng lao động của bạn. Nhưng phần mềm hiện có ngày nay dễ sử dụng hơn nhiều so với các hệ thống cũ vì các nhà cung cấp đã tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm người dùng. Ngoài ra, nhân viên chỉ cần truy cập vào các mô-đun và bảng điều khiển cần thiết cho công việc của họ, điều này có thể làm cho nó dễ tiếp cận hơn. Việc đào tạo kỹ lưỡng sẽ xoa dịu những lo lắng về sự phức tạp.


5. Bảo trì: Trước đây, bảo trì là một khoản chi phí lớn đã ngăn cản các doanh nghiệp có doanh thu thấp áp dụng ERP. Một công ty không chỉ cần một nhân viên CNTT để xử lý các bản vá lỗi, bảo mật và nâng cấp hệ thống được yêu cầu mà còn phải trả tiền cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba về chuyên môn của mình. Điều này ít được quan tâm hơn với hệ thống SaaS vì nhà cung cấp đảm nhận tất cả việc bảo trì và thường xuyên chuyển tất cả khách hàng sang phiên bản mới nhất — và tất cả đều được tích hợp sẵn trong giá đăng ký. Các công ty quan tâm đến việc bảo trì nên kiểm tra kỹ lưỡng một nhà cung cấp tiềm năng để đảm bảo nhà cung cấp đó cung cấp một hệ thống SaaS do nhà cung cấp quản lý thực sự.


6. Không giải quyết được các vấn đề về quy trình và chính sách: Nếu bạn có các quy trình dễ xảy ra lỗi hoặc không hiệu quả, ERP sẽ không nhất thiết phải sửa chúng, mặc dù nó có thể tăng độ chính xác. Tuy nhiên, nó có thể phát hiện ra các vấn đề trong hoạt động của bạn và giúp bạn tìm ra những cách tốt hơn để kinh doanh. Điều tương tự cũng xảy ra đối với các chính sách kìm hãm tổ chức — tùy thuộc vào bạn để điều chỉnh các chính sách đó và sau đó định cấu hình hệ thống để hỗ trợ các cách thức kinh doanh tốt hơn.


5 Tính năng chính của hệ thống ERP


Có một vài đặc điểm cơ bản làm cho hệ thống ERP trở thành hệ thống ERP và phân biệt nó với các loại phần mềm khác. Chúng bao gồm:


1. Cơ sở dữ liệu chung: Nhiều ưu điểm của ERP bắt nguồn từ cơ sở dữ liệu chung cho phép các tổ chức tập trung thông tin từ nhiều phòng ban. Nguồn dữ liệu duy nhất này giúp loại bỏ nhu cầu hợp nhất các cơ sở dữ liệu riêng biệt theo cách thủ công, mỗi cơ sở dữ liệu được kiểm soát bởi các chức năng nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Một cơ sở dữ liệu chung cho phép một cái nhìn nhất quán, đa chức năng về công ty.


2. UX / UI nhất quán: Trong các phòng ban và vai trò, mọi người đều sử dụng cùng một giao diện người dùng (UI) và có trải nghiệm người dùng (UX) tương tự với ERP. Các mô-đun quản lý hàng tồn kho , nhân sự và tài chính đều có giao diện giống nhau và chức năng được chia sẻ. Điều này làm tăng tỷ lệ chấp nhận phần mềm và có thể giúp nhân viên di chuyển giữa các phòng ban dễ dàng hơn. Giao diện người dùng và giao diện người dùng nhất quán cũng dẫn đến tăng hiệu quả vì người dùng có thể nhanh chóng tìm và hiểu thông tin từ tất cả các góc của doanh nghiệp.


3. Tích hợp quy trình kinh doanh: ERP phải có khả năng hỗ trợ và tích hợp các quy trình tạo nên thành công cho doanh nghiệp của bạn, cho dù liên quan đến kế toán, chuỗi cung ứng hay tiếp thị. Nền tảng phù hợp sẽ có khả năng thống nhất một loạt các quy trình — việc kết nối các quy trình làm việc đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của công ty giúp tăng năng suất và khả năng hiển thị, đồng thời dẫn đến giảm chi phí.


4. Tự động hóa: Một tính năng cơ bản khác của phần mềm ERP là khả năng tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như tính lương, lập hóa đơn, xử lý đơn hàng và báo cáo. Điều này làm giảm việc nhập dữ liệu thủ công, và đôi khi trùng lặp, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi. Tự động hóa giúp nhân viên của bạn tập trung vào công việc có giá trị gia tăng bằng cách tận dụng kiến ​​thức và kỹ năng đặc biệt của họ.


5. Phân tích dữ liệu: Một trong những khía cạnh có giá trị nhất của ERP là nó phá vỡ các hầm chứa thông tin. Khi bạn có thể kết hợp và kết hợp dữ liệu từ bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp của mình thành các báo cáo chuyên sâu, bạn sẽ phát hiện ra những lĩnh vực đang hoạt động đặc biệt tốt và những lĩnh vực không đáp ứng được kỳ vọng. Các nhà lãnh đạo có thể phân tích các vấn đề và bắt tay vào giải quyết chúng ngay lập tức.


Các loại mô hình triển khai ERP


Các mô hình triển khai ERP khác nhau giải quyết nhu cầu của các tổ chức khác nhau. Dưới đây là giải thích về cách hoạt động của từng loại và những điểm khác biệt chính:


ERP tại chỗ: Với hệ thống tại chỗ, doanh nghiệp chạy phần mềm trên các máy chủ mà doanh nghiệp sở hữu và chịu trách nhiệm bảo mật, bảo trì, nâng cấp và các bản sửa lỗi khác. Việc bảo trì thường yêu cầu nhân viên CNTT nội bộ có chuyên môn được yêu cầu. Trong nhiều năm, ERP tại chỗ là lựa chọn duy nhất, nhưng mức độ phổ biến của mô hình triển khai này đã giảm nhanh chóng trong những năm gần đây và IDC theo dõi thị trường dự đoán sẽ tiếp tục giảm (xem biểu đồ bên dưới).


ERP dựa trên đám mây : ERP dựa trên đám mây chạy trên các máy chủ từ xa do bên thứ ba quản lý. Người dùng thường truy cập ERP đám mây thông qua trình duyệt web, giúp họ linh hoạt hơn — họ có thể tìm hiểu thông tin và báo cáo từ mọi nơi có kết nối internet. Có nhiều tùy chọn triển khai cho ERP đám mây , bao gồm một người thuê và nhiều người thuê.


Một đơn thuê nhà Giải pháp là một trường hợp riêng biệt của các hệ thống ERP được sử dụng bởi chỉ là một công ty mà không chia sẻ không gian máy chủ. Thiết lập này có thể cung cấp cho khách hàng quyền kiểm soát phần mềm tốt hơn và cho phép nhiều tùy chỉnh hơn, nhưng nó cũng tạo ra nhiều công việc hơn cho doanh nghiệp. Với giải pháp nhiều người thuê , một số tổ chức sử dụng cùng một phiên bản phần mềm và phần cứng. Hầu hết các giải pháp ERP của SaaS đều có nhiều người thuê, với nhà cung cấp phần mềm xử lý tất cả các bản cập nhật và nâng cấp và thường xuyên chuyển khách hàng lên phiên bản mới nhất. Điều này làm giảm nhu cầu về một nhóm CNTT nội bộ và đảm bảo rằng công ty luôn có phiên bản mới nhất, an toàn nhất của phần mềm.


IDC ước tính rằng việc sử dụng ERP dựa trên đám mây sẽ tăng hơn gấp đôi từ năm 2019 đến năm 2024.


đồ thị ảnh chụp nhanh phần mềm erp trên toàn thế giới

Hybrid ERP: Hybrid ERP kết hợp các yếu tố của việc triển khai tại chỗ và đám mây. Một cách tiếp cận kết hợp là ERP hai cấp, trong đó một công ty giữ ERP tại chỗ tại trụ sở chính nhưng sử dụng hệ thống đám mây cho các công ty con hoặc văn phòng khu vực nhất định. Các giải pháp đám mây này sau đó được tích hợp với hệ thống tại chỗ. Các công ty khác có thể chuyển sang sử dụng các giải pháp đám mây cho các nhu cầu kinh doanh nhất định trong khi vẫn gắn bó với hệ thống tại chỗ của họ cho các chức năng khác. Dù bằng cách nào, hệ thống đám mây phải được liên kết với nền tảng tại chỗ để đảm bảo luồng thông tin ổn định - nói thì dễ hơn làm.


ERP mã nguồn mở: Giống như các ứng dụng mã nguồn mở khác, ERP mã nguồn mở là một giải pháp thay thế rẻ tiền và đôi khi miễn phí, phù hợp với một số công ty. Nhiều nhà cung cấp ERP mã nguồn mở cho phép các doanh nghiệp tải xuống phần mềm của họ miễn phí và chỉ tính phí hàng năm thấp nếu khách hàng muốn truy cập đám mây. Các giải pháp này đã được cải thiện, với các giao diện dựa trên web hiện đại hơn và số lượng mô-đun ngày càng tăng, nhưng các công ty cần hiểu những gì họ đang thực hiện với ERP mã nguồn mở. Hỗ trợ từ nhà cung cấp sẽ ở mức tối thiểu và các cấu hình và cải tiến hệ thống có xu hướng phụ thuộc vào khách hàng. Điều đó có nghĩa là bạn cần nhân viên kỹ thuật có kiến ​​thức sâu về cách phát triển và cấu hình phần mềm.


Hệ thống ERP theo quy mô doanh nghiệp


Doanh thu và / hoặc số lượng nhân viên chỉ là một yếu tố định hình các yêu cầu ERP của bạn . Không có hệ thống đơn lẻ nào tốt nhất cho mọi công ty nhỏ, vừa hoặc lớn, tương ứng. Nhưng có những tính năng dành riêng cho các phân khúc này cũng như các mô hình triển khai được ưa chuộng.


ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ : Các công ty nhỏ nên vạch ra các yêu cầu của họ trước khi bắt đầu tìm kiếm để tránh phần mềm có nhiều chức năng hơn họ cần. Điều này sẽ giúp giảm chi phí và giảm việc đào tạo cần thiết cho nhân viên. Tuy nhiên, hệ thống phải có khả năng mở rộng quy mô và hỗ trợ các sáng kiến ​​mới theo thời gian cũng như quy trình thực hiện đơn giản. Đó là lý do tại sao ERP đám mây nói chung là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ — nó có chi phí trả trước thấp hơn, tiến trình thiết lập nhanh hơn và ít cần tài nguyên kỹ thuật hơn so với các tùy chọn tại chỗ hoặc kết hợp. Đám mây cung cấp khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp khi nó phát triển và nhà cung cấp phù hợp có thể cung cấp các mô-đun và tính năng theo yêu cầu.


ERP dành cho doanh nghiệp vừa: Các công ty quy mô vừa nên yêu cầu một nền tảng có thể hỗ trợ tất cả các chức năng kinh doanh của mình với các mô-đun chuyên biệt và giống như các công ty nhỏ hơn, hãy chọn một nhà cung cấp có khả năng mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu trong tương lai.


Do nhiều tổ chức quy mô vừa thiếu đội ngũ CNTT lớn nên phần mềm ERP đám mây cũng rất phổ biến trong phân khúc này. Ngoài chi phí ban đầu thấp hơn, các giải pháp SaaS hàng đầu có thể thân thiện hơn với người dùng đối với một công ty có chuyên môn kỹ thuật hạn chế. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cỡ vừa yêu cầu nhiều tùy chỉnh hoặc phải tuân theo các chính sách quy định cấm họ lưu trữ thông tin trên đám mây có thể chọn triển khai tại chỗ hoặc phương pháp kết hợp. Nhóm này có nhiều khả năng có nguồn vốn tài chính và nhân lực để hỗ trợ mô hình này hơn là các doanh nghiệp nhỏ.


ERP doanh nghiệp: Các doanh nghiệp nên chọn phần mềm có thể hỗ trợ tất cả các thành phần của doanh nghiệp của họ, điều này có thể nhanh chóng làm giảm danh sách các đối thủ cạnh tranh. Các công ty yêu cầu các hệ thống có thể nắm bắt, xử lý và giải thích một lượng lớn dữ liệu và xử lý các nhu cầu của nhiều đơn vị kinh doanh.


ERP tại chỗ và hỗn hợp kết hợp các giải pháp đám mây và tại chỗ là phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp, đơn giản vì họ có thể đã áp dụng ERP trước khi có các hệ thống đám mây thuần túy. Mặc dù việc chuyển một hệ thống ERP khổng lồ lên đám mây có thể là một công việc tốn nhiều thời gian và tài nguyên, nhưng ngày càng nhiều công ty lớn nhất thế giới đang thực hiện bước đó khi họ nhận ra những lợi ích và cố gắng đặt mình vào vị trí tốt hơn để phát triển trong tương lai. Một số doanh nghiệp cũng đã triển khai ERP hai cấp , sử dụng giải pháp SaaS cho các bộ phận của doanh nghiệp và tích hợp với ERP tại chỗ chính.


Các Mô-đun chức năng trong hệ thống ERP



Các module trong phần mềm SkyERP Odoo

ERP bao gồm một số mô-đun khác nhau — một loạt các tính năng được điều chỉnh cho các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm cả các vai trò hậu cần và văn phòng. Dưới đây là bảng phân tích nhanh về các mô-đun ERP được sử dụng rộng rãi nhất.


Tài chính: Một mô-đun tài chính , nền tảng của hầu hết mọi hệ thống ERP, quản lý sổ cái chung và tất cả dữ liệu tài chính. Nó theo dõi mọi giao dịch, bao gồm tài khoản phải trả (AP) và tài khoản phải thu (AR), đồng thời xử lý các đối chiếu và báo cáo tài chính.


Mua sắm: Phân hệ mua sắm quản lý việc mua hàng, cho dù là nguyên vật liệu thô hay thành phẩm. Nó có thể tự động hóa các yêu cầu báo giá và đơn đặt hàng, và khi được liên kết với việc lập kế hoạch nhu cầu, giảm thiểu việc mua quá nhiều và mua thiếu.


Sản xuất: Sản xuất có thể phức tạp và mô-đun này giúp các công ty điều phối tất cả các bước để tạo ra sản phẩm. Mô-đun có thể đảm bảo sản xuất phù hợp với nhu cầu và theo dõi số lượng các mặt hàng đang thực hiện và hoàn thành.


Quản lý hàng tồn kho: Một quản lý hàng tồn kho mô-đun chương trình mức tồn kho hiện nay xuống mức và cập nhật những con số trong thời gian thực SKU. Nó cũng đo lường các chỉ số chính liên quan đến khoảng không quảng cáo. Bất kỳ công ty dựa trên sản phẩm nào cũng cần mô-đun này để tối ưu hóa lượng hàng dự trữ dựa trên nhu cầu hiện tại và dự báo.


Quản lý đơn hàng: Ứng dụng này giám sát và ưu tiên các đơn đặt hàng của khách hàng từ tất cả các kênh khi họ đến và theo dõi tiến độ của họ trong quá trình giao hàng. Một mô-đun quản lý trật tự có thể tăng tốc độ thực hiện và cung cấp thời gian và nâng cao kinh nghiệm của khách hàng.


Quản lý kho: Một mô-đun quản lý kho chỉ đạo các hoạt động kho như tiếp nhận, thu hái, đóng gói và vận chuyển. Nó có thể tạo ra tiết kiệm thời gian và chi phí trong kho bằng cách xác định các cách hiệu quả hơn để thực hiện các nhiệm vụ này.


Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): CRM là một mô-đun phổ biến cho các doanh nghiệp trong nhiều ngành công nghiệp. Nó theo dõi tất cả các giao tiếp với khách hàng, hỗ trợ quản lý khách hàng tiềm năng và có thể nâng cao dịch vụ khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng.


Quản trị dự án: Các doanh nghiệp dịch vụ thường sử dụng quản trị dự án để lập kế hoạch và theo dõi các dự án, bao gồm cả thời gian và nguồn lực dành cho chúng. Nó có thể đơn giản hóa việc thanh toán cho khách hàng và khuyến khích sự hợp tác giữa các nhân viên làm việc trong một dự án.


Chấm công và điểm danh: Một mô-đun quản lý lực lượng lao động theo dõi việc tham gia và giờ làm việc, cũng có thể tích hợp với quản lý bảng lương. Công cụ này có thể ghi lại tình trạng vắng mặt và năng suất của từng bộ phận, đội nhóm và cá nhân nhân viên.


Quản lý nguồn nhân lực (HRM): Nó lưu giữ hồ sơ của nhân viên với thông tin chi tiết, đánh giá hiệu suất, đồng thời có thể xác định xu hướng lực lượng lao động trong các phòng ban hoặc nhân khẩu học khác nhau.


Thương mại điện tử: Một mô-đun thương mại điện tử cho phép các nhà bán lẻ và thương hiệu quản lý mặt sau và mặt trước của các cửa hàng trực tuyến của họ. Họ có thể thay đổi giao diện trang web và thêm và cập nhật các trang sản phẩm bằng ứng dụng này.


Tự động hóa tiếp thị: Mô-đun này quản lý các nỗ lực tiếp thị trên tất cả các kênh kỹ thuật số — email, web, mạng xã hội — và cho phép các tổ chức tối ưu hóa và cá nhân hóa thông điệp của họ. Một công cụ tự động hóa tiếp thị có thể thúc đẩy khách hàng tiềm năng, doanh số bán hàng và lòng trung thành của khách hàng.


Thực tiễn tốt nhất về ERP


Hầu hết phần mềm ERP được xây dựng dựa trên các phương pháp hay nhất đã được thiết lập. Nhà cung cấp phần mềm thiết kế quy trình làm việc và chức năng dựa trên kinh nghiệm làm việc với hàng trăm hoặc hàng nghìn khách hàng và khuyến khích sự phù hợp nhiều nhất có thể, mặc dù thường có sự linh hoạt để điều chỉnh các quy trình.


Việc tuân thủ các phương pháp hay nhất theo tiêu chuẩn ngành có những lợi thế kinh doanh chính. Các công ty thường thấy rằng họ cải tiến và hiện đại hóa các quy trình của mình, từ đó tối đa hóa hiệu quả hoạt động và tránh tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh. Việc tuân thủ các thông lệ tốt nhất cũng giúp các công ty tuân thủ các tiêu chuẩn tài chính quan trọng. Các nhà cung cấp ERP hàng đầu cung cấp các phiên bản phần mềm cụ thể theo ngành dọc của họ kết hợp các phương pháp hay nhất cho từng lĩnh vực.

Triển khai ERP

Việc triển khai ERP là những dự án quan trọng mà nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, có thể ngốn rất nhiều thời gian và tiền bạc. Chính xác dự án này mất bao lâu và chi phí bao nhiêu sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm mô hình triển khai, chiến lược thực hiện , độ phức tạp của hệ thống, quy mô của công ty và nguồn lực dành riêng cho nó.


Danh sách kiểm tra việc triển khai ERP này sẽ giúp hướng dẫn bạn.


7 giai đoạn thực hiện ERP

Cũng như các sáng kiến ​​khác, các công ty có thể tránh những thách thức lớn bằng cách dành thời gian để lập một kế hoạch thực hiện chi tiết . Sự chuẩn bị sẽ được đền đáp.


Dưới đây là bảy giai đoạn chính của việc triển khai ERP:


1. Khám phá và lập kế hoạch: Để bắt đầu, hãy tập hợp một nhóm đa chức năng để xác định chính xác những gì công ty cần từ một hệ thống ERP. Nhóm này nên xác định các quy trình không hiệu quả và các rào cản khác đối với sự phát triển của doanh nghiệp.


2. Đánh giá và lựa chọn: Bây giờ nhóm đã có tài liệu yêu cầu, đã đến lúc đánh giá các dịch vụ hàng đầu và chọn nền tảng có thể giải quyết tốt nhất các vấn đề hiện có, đáp ứng nhu cầu của tất cả các phòng ban và thúc đẩy sự phát triển của công ty.


3. Thiết kế: Ở giai đoạn này, nhóm thực hiện tìm ra liệu hệ thống có thể hỗ trợ các quy trình công việc hiện có hay không và quy trình nào có thể cần thay đổi. Đây cũng là lúc để xác định bất kỳ tùy chỉnh bắt buộc nào.


4. Phát triển: Các chuyên gia kỹ thuật nội bộ và / hoặc bên ngoài định cấu hình phần mềm để đáp ứng các nhu cầu đã xác định của bạn và bắt đầu chuyển dữ liệu của công ty sang giải pháp mới. Bây giờ cũng là lúc để quyết định bạn sẽ đào tạo nhân viên trên hệ thống như thế nào và bắt đầu lên lịch các phiên họp và sản xuất hoặc mua các tài liệu đào tạo cần thiết.


5. Kiểm tra: Đây không phải là bước được bỏ qua — điều quan trọng là đảm bảo mọi thứ hoạt động như mong đợi và khắc phục mọi sự cố không lường trước được. Bao gồm người dùng từ khắp công ty khi thử nghiệm nền tảng.


6. Triển khai: Đã đến chạy trực tiếp. Thường có những trục trặc từ rất sớm và các doanh nghiệp nên ưu tiên đào tạo nhân viên để giảm thiểu sự phản kháng đối với sự thay đổi. Một số công ty chọn triển khai theo từng giai đoạn, trong khi những công ty khác đẩy tất cả các mô-đun hoạt động cùng một lúc.


7. Hỗ trợ: Đảm bảo người dùng có mọi thứ họ cần để tận dụng lợi thế của hệ thống mới. Đây là một quá trình liên tục và có thể bao gồm các cấu hình bổ sung, thường với sự trợ giúp của nhà cung cấp hoặc các nhà tư vấn chuyên ngành.


các giai đoạn thực hiện erp

Thực tiễn tốt nhất về triển khai ERP

Hãy xem xét các phương pháp triển khai tốt nhất này khi bạn bắt đầu dự án của mình:


Đảm bảo một nhà tài trợ điều hành: Một dự án quan trọng và sâu rộng như vậy cần sự hỗ trợ từ lãnh đạo cao nhất — lý tưởng là nhiều giám đốc điều hành đại diện cho các đơn vị kinh doanh khác nhau.

Bắt đầu lập kế hoạch sớm: Dành nhiều thời gian để vạch ra các yêu cầu ERP, ưu tiên các nhiệm vụ, xác định các quy trình bạn muốn cải thiện và đánh giá một số nhà cung cấp.

Giao tiếp và cộng tác: Giao tiếp là điều cần thiết trong suốt dự án, từ khám phá đến phát triển, triển khai và hơn thế nữa. Thu hút ý kiến ​​đóng góp từ các nhân viên trong toàn tổ chức để đảm bảo phần mềm sẽ giúp ích cho mọi người trong công việc hàng ngày của họ.

Đặt kỳ vọng hợp lý: Thiết lập một mốc thời gian rõ ràng cho từng giai đoạn của dự án, cùng với chi phí dự kiến ​​và thời gian cần thiết của các nhân viên cụ thể. Đảm bảo rằng các bên liên quan hiểu rằng sẽ có những va chạm trên đường đi.

Chọn KPI tốt nhất: Cộng tác với nhiều nhóm lãnh đạo doanh nghiệp khác nhau để chọn ra những KPI có giá trị nhất đối với công ty mà hệ thống cần theo dõi. Hãy ghi nhớ các mục tiêu toàn cảnh của tổ chức.

Tích hợp ERP


Hầu như mọi tổ chức đang xem xét triển khai ERP sẽ có sẵn các hệ thống có thể được thay thế bằng các mô-đun của ERP đang được xem xét. Như vậy, một phần của việc áp dụng hệ thống ERP liên quan đến việc xác định hệ thống hiện có nào sẽ được thay thế, hệ thống nào phải được tích hợp và hệ thống nào sẽ tự đứng vững.


Hãy nhớ rằng, càng nhiều thông tin được cung cấp vào ERP, bạn càng nhận được nhiều giá trị từ khoản đầu tư của mình, vì vậy hãy tránh để các hệ thống khác biệt với ERP.


Quyết định khi nào tích hợp các hệ thống hiện có với ERP của bạn và khi nào thay thế các hệ thống đó bằng các mô-đun từ nhà cung cấp ERP của bạn có ba vấn đề cần cân nhắc:


Đầu tiên, hệ thống hiện tại có đang thực hiện công việc bạn cần nó làm không? Nếu không, thì có một trường hợp tốt được thực hiện để sử dụng mô-đun liên quan do nhà cung cấp ERP của bạn cung cấp.


Thứ hai, nếu hệ thống hiện tại là một hệ thống duy trì, liệu có một trình kết nối nào có sẵn từ nhà cung cấp ERP, nhà cung cấp hệ thống hiện tại hoặc bên thứ ba để nhận dữ liệu luân chuyển giữa ERP và hệ thống hiện tại của bạn không? Và nếu vậy thì tốt như thế nào? Di chuyển dữ liệu rất phức tạp. Các trình kết nối này có thể thực hiện tốt công việc tích hợp hệ thống từ các nhà cung cấp khác nhau, nhưng chất lượng và cam kết cập nhật có thể khác nhau. Hãy nhớ rằng: Nâng cấp lên ERP hoặc hệ thống độc lập có thể phá vỡ các đầu nối hoặc yêu cầu làm lại. Trong trường hợp xấu nhất, việc thiếu một trình kết nối mới có thể làm hỏng các kế hoạch nâng cấp hoàn toàn.


Thứ ba, nếu một trình kết nối tồn tại, nó có hoạt động trong thời gian thực và giữ cho tất cả các dữ liệu cần thiết đến và đi từ mỗi hệ thống không? Một số trình kết nối hoạt động trong thời gian thực, những trình kết nối khác đồng bộ hóa hệ thống hàng ngày hoặc hàng tuần. Một số chỉ di chuyển một bộ dữ liệu hạn chế giữa các hệ thống và một số chỉ hoạt động theo một hướng — ví dụ, từ hệ thống quản lý hàng tồn kho vào ERP. Nếu nhóm của bạn đã thực hiện các cấu hình tùy chỉnh rộng rãi, một số loại dữ liệu có thể không được trình kết nối biết đến.


Nếu bạn quyết định giữ lại các hệ thống tốt nhất và tích hợp chúng với hệ thống ERP đã chọn, hãy nhận ra rằng việc xác minh hoạt động chính xác của các trình kết nối sẽ trở thành một phần của mọi chu kỳ nâng cấp và các tùy chỉnh mở rộng có thể gây ra vấn đề. Nếu mục tiêu của bạn là tự động hóa các chức năng back-office, thì hoạt động hai chiều, theo thời gian thực là rất quan trọng. Đảm bảo bạn có kiến ​​thức chuyên môn, có thể là nội bộ hoặc thông qua đối tác hoặc nhà cung cấp, để giữ cho dữ liệu được lưu chuyển.


Chi phí ERP


Chi phí của một dự án ERP rất khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp, mô-đun và mô hình triển khai. Nói chung, tổng chi phí có thể từ dưới 10.000 đô la mỗi năm đến hàng triệu đô la hàng năm. Hệ thống ERP được định giá phù hợp với nhu cầu của đối tượng mục tiêu, vì vậy những hệ thống được xây dựng cho các doanh nghiệp mới nổi và tăng trưởng cao sẽ có giá cả phải chăng hơn những hệ thống được sử dụng bởi các doanh nghiệp trong danh sách Fortune 500.


ERP dựa trên đám mây và cụ thể là các tùy chọn SaaS dành cho nhiều người thuê, thường có chi phí trả trước thấp hơn so với phần mềm tại chỗ vì không có phần cứng để mua cũng như không có chuyên gia hệ thống để thuê. Với giải pháp SaaS, nhà cung cấp sẽ chăm sóc bảo trì và tính phí hàng năm cho khách hàng, thường trên cơ sở mỗi người dùng.


Giá của ERP cũng sẽ khác nhau dựa trên mô-đun nào bạn cần. Các giải pháp có thể đi kèm với chức năng cốt lõi về tài chính và quản lý hàng tồn kho / đơn đặt hàng cơ bản, nhưng việc bổ sung các mô-đun bổ sung sẽ mang lại một khoản phí bổ sung.


Với phần mềm tại chỗ, các công ty mua giấy phép vĩnh viễn đắt hơn, nhưng đó là chi phí một lần. Cũng như SaaS, giá của phần mềm này sẽ thay đổi tùy theo loại và số lượng mô-đun cần thiết. Nhưng những người chọn hệ thống tại chỗ cũng trả tiền cho máy chủ và cơ sở hạ tầng khác để lưu trữ phần mềm, thường phải trả phí bảo trì và có thể cần phải hỗ trợ nhân viên CNTT của họ. Một mô hình kết hợp thậm chí có thể đắt hơn, vì nó đòi hỏi nhiều tài nguyên để hỗ trợ ERP tại chỗ ngoài phí đăng ký cho các ứng dụng đám mây.


Cuối cùng, hãy nhớ rằng chi phí của ERP vượt ra ngoài giấy phép. Khi tính toán TCO của các giải pháp ERP khác nhau, hãy tính đến yếu tố chi phí triển khai và vận hành liên quan đến tùy chỉnh, bảo trì, đào tạo, nâng cấp và hỗ trợ. Các chi phí này sẽ khác nhau giữa các nhà cung cấp, vì vậy hãy cẩn trọng và đặt nhiều câu hỏi để có được ước tính rõ ràng về tổng chi phí, cả Capex và Opex.


Lịch sử của ERP


Cái mà bây giờ chúng ta gọi là ERP bắt đầu vào những năm 1960 với việc phát minh ra hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) . Các nhà sản xuất đã sử dụng phần mềm MRP để lập kế hoạch lịch trình sản xuất, đảm bảo rằng họ có tất cả các nguồn cung cấp cần thiết cho hoạt động sản xuất và theo dõi hàng tồn kho đã hoàn thành. Hai thập kỷ sau, các nhà cung cấp công nghệ đã phát triển các hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất, hay còn gọi là MRP II. Trong khi phần mềm MRP II vẫn nhắm mục tiêu đến các nhà sản xuất, nó cung cấp các khả năng mới để cải thiện việc lập kế hoạch sản xuất.


Mãi đến những năm 1990, ERP mới có bản sắc hiện tại là một nền tảng quản lý kinh doanh thống nhất . Công nghệ tiên tiến này đã đưa toàn bộ hoạt động kinh doanh, từ kế toán đến phát triển sản phẩm đến sản xuất, thực hiện đơn hàng và nhân sự, cùng vào một cơ sở dữ liệu chung. Các giải pháp ERP ban đầu này có vốn và chi phí hoạt động cao. Các công ty cần mua máy chủ, thuê đội ngũ CNTT có chuyên môn phù hợp và sau đó trả tiền cho việc cấp phép và triển khai. Sau đó là các hóa đơn lớn để bảo trì và nâng cấp.


Mặc dù các giải pháp ERP lưu trữ đã có sẵn từ các nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng trước khi ERP đám mây ra đời, nhưng các hệ thống này có xu hướng đắt tiền và phức tạp.


Sau đó, vào năm 1998, NetSuite ra mắt ERP đám mây đầu tiên. Mô hình vận hành đám mây đã cách mạng hóa không gian này vì nó giảm đáng kể khoản đầu tư trả trước và làm cho chi phí vận hành có thể dự đoán được. Không cần phải mua máy chủ hoặc thuê nhân viên CNTT vì nhà cung cấp đã quản lý cơ sở hạ tầng và tự động nâng cấp.


Điều này đặt ERP trong tầm tay của các công ty nhỏ hơn, từ đó thúc đẩy tăng trưởng và lợi nhuận.


Cloud ERP kể từ đó đã thành công và thúc đẩy phần lớn sự đổi mới mà chúng tôi đã thấy trong hai thập kỷ qua. Mô hình máy tính này đã cho phép các công ty hợp tác tốt hơn cả giữa các bộ phận nội bộ và với các đối tác bên ngoài, tạo ra những hiểu biết mới giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các doanh nghiệp và thúc đẩy họ tiến lên.


Tương lai của ERP


Giờ đây, các công ty đã hiểu được những lợi ích to lớn đi kèm với hệ thống ERP, họ đang tìm cách để cải thiện cuộc chơi. Công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), blockchain, thực tế tăng cường (AR) và Internet vạn vật (IoT) đang định hình xu hướng ERP ngày nay . Nhiều công nghệ trong số này đã được nhúng trong các giải pháp ERP hàng đầu trong ngành.


Ví dụ: AI và học máy có thể tự động hóa việc điều chỉnh tài khoản và gắn cờ các giao dịch cần xem xét kỹ hơn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian của nhóm kế toán và giảm tải một nhiệm vụ mà hầu hết họ không mong đợi. Công nghệ máy học được cải thiện khi nó xử lý nhiều giao dịch hơn và nó có thể giúp phát triển các dự báo chính xác hơn.


Blockchain đóng gói dữ liệu theo định dạng an toàn và có thể tăng tính minh bạch giữa các công ty trong chuỗi cung ứng. Cụ thể, nó có thể hiển thị chi tiết tình trạng của các sản phẩm cụ thể và tạo ra một dấu vết kiểm tra chuyên sâu về hành trình của một mặt hàng từ nguyên liệu thô đến thành phẩm. Điều này cũng cung cấp thông tin mà từ đó ERP có thể rút ra những hiểu biết sâu sắc.


Thực tế tăng cường đã có chỗ đứng trong lĩnh vực bán lẻ, cho phép người tiêu dùng hầu như đặt một tấm thảm hoặc hình ảnh 3D của một món đồ nội thất trong phòng khách của họ để biết được nó trông như thế nào trước khi mua. Tất cả các điểm dữ liệu và hình ảnh cần thiết để thực hiện AR có thể được lưu trữ trong ERP.


Cuối cùng, nhiều công ty đang nhận ra giá trị của các thiết bị IoT, như cảm biến, máy quét và camera, có thể cung cấp thông tin trở lại ERP. Ví dụ, một cảm biến giám sát hoạt động của một phần thiết bị tự động hóa nhà kho, có thể cảnh báo cho người quản lý khi máy móc bắt đầu hoạt động chậm hơn. Đó có thể là dấu hiệu cho thấy thiết bị đang cần sửa chữa và doanh nghiệp có thể can thiệp trước khi thiết bị bị hỏng và gián đoạn hoạt động. Một bộ theo dõi IoT trên xe tải giao hàng có thể cho thấy rằng người lái xe đang đi các tuyến đường không hiệu quả và đề xuất họ luôn sử dụng GPS.


Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp


ERP là một hệ thống kinh doanh quan trọng phải phù hợp với cách thức hoạt động của mỗi công ty, vì vậy không có một nền tảng nào là “tốt nhất”. Các khả năng cần thiết, mô hình triển khai ưa thích và quy mô công ty đều sẽ ảnh hưởng đến quyết định của bạn khi mua một hệ thống ERP . Hãy tìm đến các nhà cung cấp đã có tên tuổi với hồ sơ thành công đã được chứng minh khi làm việc với các công ty trong ngành của bạn. Luôn yêu cầu khách hàng tham khảo và kiểm tra các câu chuyện thành công.


Các doanh nghiệp cũng nên xem xét lộ trình của nhà cung cấp phần mềm cho các công nghệ mới nổi như IoT và blockchain.


Bắt đầu với các mô-đun nền tảng cho doanh nghiệp của bạn và xây dựng từ đó. Các công ty thường bắt đầu với mô-đun tài chính để tự động hóa các nhiệm vụ kế toán cơ bản và cho phép các nhà lãnh đạo dễ dàng xem tiền mặt sẵn có và dòng tiền ra vào tổ chức. Các công ty dựa trên sản phẩm thường muốn số hóa hàng tồn kho và quản lý đơn hàng ngay lập tức vì điều đó có thể tạo ra khoản tiết kiệm nhanh chóng và đáng kể xung quanh việc mua sắm, lưu trữ và vận chuyển. Một ứng dụng thương mại điện tử kết nối với hệ thống ERP là ưu tiên cho những người bán hàng dựa vào kênh bán hàng này. Mặt khác, các tổ chức dịch vụ có thể bắt đầu với ứng dụng PSA (tự động hóa các dịch vụ chuyên nghiệp) để đơn giản hóa việc theo dõi thời gian và nguồn lực của nhân viên và lập hóa đơn cho dự án.


Sau đó, mô-đun CRM là một khoản đầu tư thận trọng vì nó có thể cải thiện giao tiếp với khách hàng, trong khi các mô-đun chuỗi cung ứng cho sản xuất, thu mua và / hoặc quản lý kho hàng có thể điều chỉnh tốt hơn việc mua và sản xuất với nhu cầu. Một giải pháp tự động hóa tiếp thị được tích hợp với ERP để thu hút và giữ chân khách hàng thông qua các kỹ thuật sáng tạo có thể là một sự bổ sung hợp lý khác.


Các doanh nghiệp có nhiều nhân viên nên bổ sung hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) / quản lý vốn nhân lực (HCM) sớm hơn là muộn hơn để cải thiện trải nghiệm của nhân viên và tạo được danh tiếng như một nơi làm việc tuyệt vời.


Các hệ thống ERP “đúng” cho công ty của bạn là một trong đó hỗ trợ nhu cầu của bạn bây giờ và đủ khả năng mở rộng để phát triển doanh nghiệp của bạn, với các module và tính năng mà tiết kiệm ổ đĩa và giúp bạn tận dụng cơ hội.


Đây là một quyết định lớn, vì vậy hãy dành thời gian để đánh giá kỹ lưỡng tất cả các lựa chọn.


Việc mua và triển khai một nền tảng ERP từng rất đáng sợ, thậm chí là quá sức. Nhưng các giải pháp có sẵn ngày nay cho phép các công ty thực hiện từng bước một và bổ sung những gì họ cần khi họ cần. Chưa bao giờ phần mềm này nằm trong tầm với của nhiều tổ chức hơn và các nhà lãnh đạo cần tận dụng lợi thế của nó. ERP đã trở thành tiền cược cho bất kỳ công ty nào muốn khả năng hiển thị và hiểu biết sâu sắc để cạnh tranh và giành chiến thắng.



Câu hỏi thường gặp về ERP


ERP là viết tắt của gì?


ERP là viết tắt của từ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, một thuật ngữ do công ty nghiên cứu Gartner đặt ra vào năm 1990 để chỉ các nền tảng quản lý kinh doanh mà các doanh nghiệp đã bắt đầu sử dụng.


Nói một cách đơn giản ERP là gì?


ERP là phần mềm mà các doanh nghiệp dựa vào để chạy và giám sát hiệu suất của các hoạt động hàng ngày của họ. Nó lưu trữ dữ liệu từ khắp công ty, từ tài chính đến chuỗi cung ứng đến nguồn nhân lực, trong một kho lưu trữ trung tâm và có thể phân tích và báo cáo về tất cả thông tin đó.


ERP hoạt động như thế nào?


ERP là một ứng dụng sử dụng cơ sở dữ liệu trung tâm nhận thông tin từ các phòng ban khác nhau trong một công ty. ERP bao gồm các mô-đun tích hợp dành riêng cho các chức năng như kế toán, quản lý hàng tồn kho và CRM. ERP cung cấp cho các công ty một nơi duy nhất để lưu trữ, xem, quản lý và giải thích dữ liệu.


ERP có phải chỉ dành cho tài chính và kế toán?


Trong khi quản lý tài chính và kế toán là những chức năng quan trọng của ERP, khả năng của hệ thống vượt xa bộ phận này. Nó có thể tự động hóa và quản lý tốt hơn các nhiệm vụ liên quan đến mua hàng, quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng, quản lý dự án sản xuất, quản lý lực lượng lao động, bán hàng và tiếp thị và hơn thế nữa.


Tại sao các công ty sử dụng ERP?


Phần mềm ERP đã trở thành một công cụ vô giá cho các công ty vì nó tạo ra sự tiết kiệm đáng kể về thời gian và chi phí. Ngoài việc tự động hóa các nhiệm vụ, ERP cung cấp khả năng hiển thị và báo cáo trên toàn công ty để cho các giám đốc điều hành và người quản lý biết nơi các nhóm nên tập trung thời gian và sự chú ý của họ, điều này có nghĩa là giải quyết các vấn đề cấp bách.


Sự khác biệt giữa ERP và MRP là gì?


MRP, hay hệ thống lập kế hoạch nguồn nguyên liệu, là tiền thân của ERP được các nhà sản xuất sử dụng để chuẩn bị tốt hơn cho quá trình vận hành sản xuất. Các nhiệm vụ liên quan đến sản xuất mà hệ thống MRP xử lý, như mua sắm và theo dõi hàng tồn kho, chỉ là một thành phần của hệ thống ERP ngày nay.


ERP hai tầng là gì?


ERP hai tầng là một cách tiếp cận đã thu hút được sự quan tâm của các công ty lớn hơn với các công ty con, các đơn vị kinh doanh riêng biệt hoặc các văn phòng khu vực. Thay vì buộc các đơn vị kinh doanh hoặc văn phòng này sử dụng hệ thống ERP cũ, họ chạy trên một hệ thống ERP ít sử dụng tài nguyên hơn — thường là một giải pháp SaaS — được tích hợp với hệ thống Cấp 1.


Ưu điểm của ERP dựa trên đám mây là gì?


Nhiều ưu điểm của ERP đám mây là chi phí thấp hơn và ít đau đầu hơn. Giải pháp đám mây thường rẻ hơn và triển khai nhanh hơn, đồng thời chi phí sau khi triển khai có thể thấp hơn do nhà cung cấp đảm nhận tất cả việc bảo trì và nâng cấp. Hệ thống dựa trên đám mây cũng có thể hỗ trợ liên tục sự phát triển của bạn, vì nhà cung cấp quản lý tất cả phần cứng.


Bài viết cùng chủ đề

Xem tất cả

Bài viết liên quan

Xem tất cả

Bạn đã sẵn sàng tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bạn?

Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp!