8 Nguyên nhân dẫn tới triển khai ERP thất bại

Và lời khuyên từ chuyên gia để không lặp lại thất bại đó

Nguyễn Anh Tuấn

10/05/2021

Việc triển khai ERP không thành công có thể khiến công ty phải trả giá rất nhiều - không chỉ tiền bạc, mà còn cả thời gian và cơ hội để phát triển.


Ngay cả một số tập đoàn nổi tiếng cũng không thể đảm đương tốt việc này. vNike, Hewlett Packard & Lidl không thành công. Lidl đã mất 7 năm và 500 triệu EUR khi triển khai SAP. Vậy doanh nghiệp phải làm gì để không lặp lại sai lầm của những người đi trước?


Dưới đây là 8 lý do phổ biến nhất khiến việc triển khai ERP không thành công, ngay cả trong số những người khổng lồ.


1. Công ty không có mục đích rõ ràng cho hệ thống ERP

Có sự không phù hợp trong tầm nhìn và chiến lược của công ty. Nhiều công ty quyết định số hóa các quy trình của họ. Nhưng không có mục tiêu rõ ràng để hoàn thành. Trước khi ban lãnh đạo công ty quyết định triển khai ERP, không chỉ Odoo mà bất kỳ hệ thống nào khác, cần có câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi sau:


Tầm nhìn của công ty là gì?

Việc triển khai một hệ thống ERP trong một công ty ở bất kỳ quy mô nào đều khó khăn. Các công ty cần có một tầm nhìn rõ ràng hơn, các quy trình công ty có cấu trúc hơn. Xác định cho doanh nghiệp một tầm nhìn cụ thể, rõ ràng giúp lãnh đạo dễ dàng quyết định đâu là hệ thống ERP tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.


Kế hoạch của công ty trong những năm tới là gì?

Doanh nghiệp được thành lập để phát triển, mở rộng và tạo ra nhiều lợi nhuận hơn. Không có doanh nghiệp nào trên thế giới có thể tồn tại trên thị trường mà không có kế hoạch trong nhiều năm tới.


Trước khi lựa chọn một hệ thống ERP, các công ty nên hình dung một bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh của họ trong những năm tới.


Một kế hoạch cụ thể cho những năm tới sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn một hệ thống ERP phù hợp và bắt đầu triển khai. Mỗi công ty cần các cách tiếp cận khác nhau, các mô-đun khác nhau và các hệ thống khác nhau. ERP sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và tầm nhìn của công ty. Đồng thời hệ thống cũng phù hợp với cơ cấu hiện tại của công ty.



Tầm nhìn rõ ràng có thể khiến công ty tiến xa hơn

2. Coi việc triển khai ERP như một chi phí

Việc triển khai một hệ thống ERP nên được coi là một khoản đầu tư, không phải là một chi phí. Nếu bạn triển khai hệ thống một cách chính xác và có khả năng xử lý các thay đổi trong hệ điều hành một cách chính xác. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận. Chủ sở hữu công ty cũng có thể lấy lại vốn đầu tư ban đầu trong vòng vài tháng.

Xử lý tốt việc triển khai Odoo ERP ở quy mô trung bình cho các khách hàng của SkyERP đã tự trả tiền trong vòng chưa đầy 4 tháng. Việc triển khai mất sáu tháng và ngân sách của nó là 15.000 đô la.

Ngoài việc giảm thiểu những sai sót của con người, một thay đổi đáng kể mà hệ thống ERP mang lại cho khách hàng là giảm thời gian quản lý công việc. Ban lãnh đạo sẽ có nhiều thời gian hơn để phát triển doanh nghiệp và có thêm khách hàng mới. Từ đó giúp tăng doanh thu hàng tháng cho doanh nghiệp của họ.

Nếu doanh nghiệp của bạn muốn đầu tư vào hệ thống ERP tiêu chuẩn phù hợp và tốt nhất, hãy cân nhắc nhiều lựa chọn. Giá thấp không phải lúc nào cũng có nghĩa là chất lượng dịch vụ cao, và nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho các dịch vụ có giá cao hơn. Tốt nhất công ty nên chọn một đối tác triển khai có kinh nghiệm sẽ giải đáp mọi băn khoăn của công ty.


3. Lựa chọn nhà tư vấn ERP không phù hợp


Lựa chọn đúng nhà tư vấn ERP sẽ chiếm 50% thành công của doanh nghiệp.


Một đối tác triển khai ERP tốt sẽ phân tích và hiểu rõ hơn về doanh nghiệp và hoạt động của công ty để thiết kế một hệ thống đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp.

Các nhà tư vấn sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện và đề xuất các phương án tốt nhất trong lĩnh vực của mình. Đồng thời, giám sát tất cả các yếu tố đầu vào quan trọng giúp triển khai ERP thành công của doanh nghiệp.

Mặc dù phí tư vấn từ một nhà tư vấn có kinh nghiệm có thể cao hơn, nhưng các mẹo của họ có thể giúp bạn tiết kiệm được nhiều tiền nhất có thể trong tương lai.

Có rất nhiều tiêu chí để một công ty lựa chọn đối tác phù hợp. Và SkyERP đã chuẩn bị một bài blog riêng cho chủ đề này.


4. Giao mọi công việc cho nhà tư vấn

Ngay cả khi một doanh nghiệp đã thuê một nhà tư vấn ERP tốt nhất, nó sẽ không đảm bảo việc triển khai thành công.

Hãy coi việc triển khai ERP như một trò chơi nhóm hai người chơi. Một là nhà tư vấn ERP & một là chính công ty. Hai bên sẽ phối hợp với nhau theo quy trình chuẩn, thường xuyên tương tác để kịp thời đưa ra phản hồi, xử lý thông tin liên lạc nội bộ và cập nhật thường xuyên các thay đổi trong quy trình quản lý.


Có rất nhiều trường hợp triển khai ERP thất bại, ngay cả với những nhà tư vấn giỏi nhất và giàu kinh nghiệm nhất. Bởi vì họ không có đủ thông tin liên lạc từ phía khách hàng.


Các chuyên gia tư vấn ERP giàu kinh nghiệm luôn đưa ra các phương pháp, kế hoạch riêng để giảm thiểu rủi ro trong quá trình giao tiếp và rất khuyến khích khách hàng làm theo hướng dẫn. SkyERP đã chuẩn bị một ví dụ cụ thể để cho bạn thấy, sự phân chia trách nhiệm giữa khách hàng và nhà tư vấn có thể như thế nào.


5. Nhà tư vấn không hiểu đầy đủ về quy trình nghiệp vụ

Hiểu được doanh nghiệp, quy trình, tầm nhìn và kế hoạch tương lai là một khía cạnh quan trọng tạo nên sự thành công của việc triển khai ERP.


Hệ thống ERP giúp hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, đơn giản hóa chúng và chuyển đổi thành kỹ thuật số.


Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu cụ thể và chi tiết của riêng mình. Tất cả những điều này cần được xem xét cẩn thận và cẩn thận.


Doanh nghiệp càng lớn, càng phức tạp thì càng phải hiểu sâu về vai trò của ERP đối với toàn bộ hệ thống của công ty. Một nhà tư vấn giỏi sẽ hỏi những nhà quản lý sâu sắc điều đó. Bản thân doanh nghiệp cũng nên cung cấp một cách đầy đủ, chi tiết và chuyên sâu về nhu cầu thực tế của mình để giúp các nhà tư vấn dễ dàng thiết kế một bộ khung hoàn chỉnh cho hệ thống của công ty. ty.


6. Định giá sai cho việc triển khai ERP

Chọn sai phương pháp định giá và điều khoản thanh toán là một trong những thất bại thường xuyên nhất khi triển khai ERP.


Hai phương pháp định giá được sử dụng chủ yếu là NGÂN SÁCH CỐ ĐỊNH (nhà tư vấn có thể ước tính ngân sách, thêm bộ đệm và cung cấp cho bạn giải pháp) và NGÂN SÁCH LINH HOẠT (nhà tư vấn lập hóa đơn cho các mốc thời gian thực cho các nhiệm vụ).


Cả hai cách tiếp cận này có thể phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Các vấn đề thường chỉ nảy sinh khi khách hàng với nhà tư vấn chọn sai cách tiếp cận dự án.


Nếu bạn muốn biết cách xác định và tính toán kế hoạch định giá nào là mô hình triển khai ERP của bạn ở Việt Nam, hãy theo dõi bài viết tiếp theo của chúng tôi về các mô hình định giá phổ biến. SkyERP sẽ hiển thị cho công ty bạn những thông tin cần thiết nhất để đưa ra phương pháp định giá phù hợp với ngân sách của công ty bạn.


7. Tùy chỉnh quá mức hệ thống ERP của doanh nghiệp



Càng tuỳ chỉnh nhiều thì hệ thống càng phức tạp và khó bảo trì hơn

Tất nhiên, hệ thống càng nhiều chỉnh sửa, tất nhiên, nó càng trở nên phức tạp hơn.


Quá nhiều tùy chỉnh có thể gây ra sự cố trong và sau khi triển khai Odoo. Tùy chỉnh quá nhiều ERP của một doanh nghiệp thường là dấu hiệu của việc không muốn thay đổi và sửa đổi các quy trình kinh doanh hiện có.


Khi các công ty dựa nhiều hơn vào thói quen làm việc của họ thay vì chức năng phần mềm, họ có xu hướng tùy chỉnh quá mức.


Không chỉ ngân sách sẽ cao hơn, mà công ty còn bỏ lỡ một trong những lợi thế lớn nhất của hệ thống ERP, đó là hợp lý hóa các quy trình kinh doanh.


Điều tốt nhất mà các doanh nghiệp có thể làm là làm cho các quy trình trở nên đơn giản hơn, dễ dàng hơn và nhanh hơn với ERP. Nó là một công cụ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực thông minh nhất có thể.


ERP không chỉ là việc chuyển đổi các công việc liên quan đến giấy tờ sang PC mà còn giúp tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Tùy chỉnh thường là các giải pháp rủi ro và tốn kém hơn, mặc dù đôi khi chúng rất cần thiết. Đừng cố gắng tùy biến quá nhiều, thay vào đó hãy cố gắng tìm ra một giải pháp thông minh để doanh nghiệp của bạn được hưởng lợi từ nó.


Để đọc và hiểu chủ đề này nhiều hơn, chúng tôi khuyên bạn nên xem Chìa khóa để triển khai ERP: Quản lý kỳ vọng của khách hàng từ Fabien Pinckaers, Giám đốc điều hành của Odoo.

 

8. Khả năng sử dụng hệ thống của người dùng và quản lý sự thay đổi

Sở hữu một chiếc xe tốt nhất và nhanh nhất sẽ không đưa bạn đến bất cứ đâu trừ khi bạn có thể lái nó.


Hệ thống ERP cũng dựa trên nguyên tắc cơ bản tương tự. Không có ý nghĩa gì đối với một công ty sở hữu một hệ thống ERP hoàn chỉnh nhưng không thể sử dụng nó.


Sự thành công của việc triển khai ERP phụ thuộc rất nhiều vào khả năng của nhân viên hoặc người sử dụng biết cách sử dụng nó một cách hiệu quả trong từng công việc hàng ngày của họ.


Công ty càng lớn, các chiến lược chính xác càng cần phải thay đổi để đảm bảo rằng hệ thống ERP sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích như mong đợi.


Chiến lược truyền thông





Các công ty cần giải thích cho nhân viên của họ (những người sử dụng ERP tiềm năng) về vai trò của việc triển khai một hệ thống ERP tốt cho doanh nghiệp của họ.


  • Hệ thống ERP sẽ cải thiện công việc của họ như thế nào?

  • Tại sao ERP lại cần thiết cho công ty?

  • Liệu công ty có được lợi khi sử dụng một hệ thống như vậy không?

Tìm hiểu kỹ nguyên nhân sẽ góp phần nâng cao động lực sử dụng lao động thường xuyên, khoa học và đúng đắn hơn của nhân viên.


Làm cho các nhân viên trong công ty cảm thấy như họ là một trong những liên kết quan trọng để triển khai ERP thành công. Hãy để họ đặt câu hỏi, thảo luận về bộ quy trình mới và cập nhật chúng.


Nhân viên công ty có thể cung cấp các thông tin đầu vào thú vị về các quy trình hàng ngày. Vì họ sẽ là người dùng thường xuyên hơn bao giờ hết. Nhiều công ty không bao gồm nhân viên (người dùng) trong quá trình triển khai, điều này thường dẫn đến hiểu lầm về hệ thống và động cơ sử dụng nó thấp.


Đào tạo người dùng


Để đào tạo người dùng cách làm việc với hệ thống hiệu quả, cần phải xác định đào tạo nên đào tạo những gì, ai, bộ phận nào có thể sử dụng được.


Thông thường, một nhà tư vấn ERP sẽ cung cấp danh sách đầy đủ các buổi đào tạo Odoo cho nhân viên công ty. Đồng thời đảm bảo rằng mọi người đều biết cách sử dụng hệ thống để gặt hái những lợi ích của nó.


Trước khi bắt đầu triển khai ERP, hãy đảm bảo giảm thiểu rủi ro bằng cách xác định rõ lý do tại sao doanh nghiệp cần ERP. Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển như thế nào và cần nguồn nhân lực nội bộ để triển khai như thế nào. Hãy chắc chắn liên hệ với một nhà tư vấn ERP có kinh nghiệm, người có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro thất bại khi triển khai ERP.

 

Bài viết cùng chủ đề

Xem tất cả >>

Bài viết liên quan

Bạn đã sẵn sàng tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bạn?

Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp!