10 bước để đảm bảo thành công triển khai ERP

Giải pháp ERP đã đi một chặng đường dài không chỉ trong việc làm mịn quy trình kinh doanh mà còn thúc đẩy sự tăng trưởng tổng thể của doanh nghiệp. Sự phức tạp và nhiều hoạt động của các doanh nghiệp, cắt ngang biên giới của cả nước và khu vực, gây ra sự hỗn loạn không chính đáng.

21/10/2018

10 bước để đảm bảo thành công triển khai ERP

Từ một chương trình phần mềm quản lý doanh nghiệp chỉ là một phần không thể tách rời của một doanh nghiệp, giải pháp ERP đã đi một chặng đường dài không chỉ trong việc làm mịn quy trình kinh doanh mà còn thúc đẩy sự tăng trưởng tổng thể của doanh nghiệp. Sự phức tạp và nhiều hoạt động của các doanh nghiệp, cắt ngang biên giới của cả nước và khu vực, gây ra sự hỗn loạn không chính đáng. Tại đây, giải pháp ERP hiệu quả với hiệu quả sâu rộng của nó sẽ tạo ra sự hỗn loạn trong một thiết kế hệ thống để cung cấp sản phẩm tích cực cho công ty. Nó hợp lý hóa và đẩy mạnh quá trình kinh doanh mang lại lợi thế cạnh tranh cho công ty.


Người ta nói, "bước đi đầu tiên phải dẫn đến một nửa chiến tranh giành được"; do đó, nó là cơ bản để có một thực hiện chính xác của ERP để sử dụng tối ưu. Dưới đây chúng tôi trình bày "10 Bước Phải Thực hiện" để thực hiện thành công giải pháp ERP.


1. Xác định các vấn đề / Đặt (các) mục tiêu

ERP cung cấp một giải pháp rộng lớn cho nhiều vấn đề phải đối mặt bởi các công ty. Tuy nhiên, điều rất quan trọng là xác định mục tiêu thực sự để triển khai ERP. Câu hỏi đặt ra là ít hơn về "chúng ta nên triển khai" và hơn nữa về "ERP cần được thực hiện như thế nào". Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) phải được phân tích để hiểu được sự cần thiết của sự can thiệp phần mềm.


Các mục tiêu chính là cần thiết; không chỉ đối với hiện tại mà còn bởi vì các dự báo trong tương lai được đưa vào danh sách yêu cầu, cho phép một doanh nghiệp có khả năng mở rộng và có khả năng thay đổi trong tương lai của ngành kinh doanh / ngành. Vì vậy, một lần nữa, nó là điều cần thiết để xác định vấn đề hoặc sự cần thiết chính xác thúc đẩy các ERP.


2. Xác định phạm vi / đội

Mục tiêu có thể là rất nhiều, từ việc đưa sự minh bạch về hoạt động đến kiểm soát tài chính, hỗ trợ mở rộng cơ bản, hỗ trợ mua lại hoặc hỗ trợ các quy trình chung. Theo nghiên cứu Panorama, 61,1% triển khai ERP mất nhiều thời gian hơn dự kiến ​​và 74,1% số dự án ERP vượt quá ngân sách. Nguyên nhân chính của sự chậm trễ và về ngân sách là định nghĩa chưa rõ ràng của yêu cầu về ERP.


Các tính năng ERP phải được đánh giá phù hợp với phong vũ biểu đồng bộ hoá trong nhu cầu của công ty. Tùy thuộc vào ngân sách và sự cần thiết cốt lõi, cần tạo ra danh sách yêu cầu ERP để đạt được sự trơn tru và hạn chế việc thực hiện ERP.


3. Động não / đánh giá các lựa chọn

Theo Capterra, khoảng 33% người mua ERP không giới thiệu sản phẩm trước khi mua và khoảng 22% các công ty được khảo sát cho biết họ đã mua hệ thống đầu tiên mà họ xem xét. Đây là số liệu thống kê nguy hiểm, không chỉ đối với những người thực hiện ERP mà còn cho các nhà cung cấp, vì việc sử dụng tối ưu phần mềm ERP vẫn là một giấc mơ. Để sử dụng thành công phần mềm ERP, ban lãnh đạo công ty phải đầu tư thời gian để đánh giá các lựa chọn có sẵn.


Trong báo cáo ERP năm 2015, có 93% các công ty đã tùy chỉnh phần mềm ERP của họ theo một mức độ nhất định theo mục đích sử dụng của họ. Tùy chỉnh đôi khi có thể dẫn đến sự gia tăng của sự thất bại của hệ thống ERP vì nó có thể làm tăng sự phức tạp. Tổ chức cần phải hiểu được sự khác biệt giữa cấu hình và cấu hình gói phần mềm ERP rõ ràng bởi vì nhiều lần yêu cầu được thực hiện bởi hệ thống ERP đã mua và không cần phải tuỳ biến. Đánh giá các giải pháp ERP là một nhiệm vụ rất quan trọng, vì các lựa chọn được đánh giá dựa trên nhu cầu hiện tại, cũng như chống lại các yêu cầu trong tương lai.


Bổ sung mới, như giải pháp ERP đám mây hay SaaS ERP, là những ưu tiên hiện tại của khách hàng, vì những lựa chọn này - có sẵn trong phạm vi và tính linh hoạt khác nhau để đáp ứng yêu cầu trong tương lai. Do đó, một công ty cần phải suy nghĩ với các nhà cung cấp ERP / tư vấn để đưa vào hệ thống tốt nhất trong tổ chức.


4. Di chuyển dữ liệu

Khi một giải pháp ERP được xác định, bước tiếp theo và lớn nhất tiếp theo là di chuyển dữ liệu, cung cấp sự chuyển đổi suôn sẻ và việc sử dụng phần mềm trong tương lai.

Việc triển khai ERP có thể là một thay đổi lớn, đặc biệt nếu công ty đang cố gắng sử dụng phần mềm lần đầu tiên. Xác định những dữ liệu nào là cần thiết để chuyển sang thành công vấn đề phần mềm phổ biến là rất quan trọng. Hầu hết các phần mềm cho phép nhập dữ liệu nhưng toàn bộ dữ liệu chuyển dịch có thể gánh nặng cho phần mềm.


Do đó, chỉ nên chuyển các dữ liệu cần thiết và quan trọng nhất sang phần mềm, và cần cẩn thận để đảm bảo rằng dữ liệu được lấy từ phần mềm, bất cứ khi nào có yêu cầu.


5. Kiểm tra cơ sở hạ tầng

Chuẩn bị cho công ty để thực hiện ERP là cốt lõi của tất cả các bước thực hiện ERP và đóng một vai trò quan trọng trong quá trình, có thể là thành công hay thất bại. Sau khi phân tích chi tiết giữa nhà cung cấp và quản lý, cơ sở hạ tầng thiết yếu được cài đặt.

Theo Mint Jutras, 23% không thể phát triển kinh doanh nhanh như họ muốn và tin rằng điều này là bởi vì họ thiếu các công cụ họ cần trong hệ thống ERP hiện tại của họ. Cơ sở hạ tầng mà phần mềm sẽ chạy, phải có khả năng mở rộng cùng với các tùy chọn để cập nhật theo yêu cầu. Yêu cầu như vậy không nên hạn chế.


6. Tùy chỉnh

Phần mềm ERP được thiết kế sau một số lượng đáng kể các nghiên cứu và theo nhu cầu của ngành công nghiệp cụ thể. Trong một số trường hợp, có thể không cần tuỳ chỉnh. Thực hiện một giải pháp ERP là một quyết định đầu tư lớn của công ty liên quan đến một lượng lớn tài nguyên, do đó quản lý phải liên tục duy trì các tab về phần mềm ERP và lịch trình bảo trì.


Trong quá trình thử nghiệm thí điểm, ban giám đốc phải đánh giá việc thực hiện giá trị của hệ thống so với giá trị mong muốn của công ty. Người ta cần phải kiểm tra hệ thống đã được công ty chấp nhận từ khi thành lập - miễn là công ty tuân thủ các nguyên tắc tốt nhất hoặc nó không theo một số phương pháp bất thường / cũ đối với hệ thống ERP đang được mua như vậy?


Những câu hỏi này cần được trả lời trước khi tuỳ biến vì có thể ngay cả trước khi hiểu được phần mềm, hệ thống và thay đổi tích cực, và sự cần thiết không bao giờ có thể nảy sinh để tùy chỉnh phần mềm.


7. Quản lý thay đổi

Nhân viên của bất kỳ công ty nào quen với cùng một loại hoạt động được thực hiện thông qua một quá trình xác định trong thói quen hàng ngày của họ và bất kỳ thay đổi nào có thể không được chấp nhận một cách dễ dàng, đặc biệt là khi nó có ảnh hưởng như ERP và đó là khi Quản lý Thay đổi trở nên quyết định. ERP không phải là một tài sản cố định như một máy tính được mua và thiết lập trong văn phòng công ty; nó thực sự là một hệ thống có thể thay đổi môi trường và phong cách làm việc cho tốt hơn, mà ảnh hưởng đến không chỉ một hoặc hai hoạt động nhưng tất cả.


Quản lý nên liên quan đến nhân viên của họ và chuẩn bị tinh thần để trả lời những câu hỏi quan trọng như - Tại sao nó quan trọng đối với tổ chức để bao gồm ERP? HO ORC Làm thế nào sẽ tăng năng suất ERP? HO ORC Làm thế nào để một ERP tự động hóa các chức năng dự phòng và tiết kiệm thời gian? Một loạt các buổi thảo luận, cập nhật về những phát triển liên quan và giải quyết các câu hỏi sẽ xây dựng sự tự tin của nhân viên và chuẩn bị cho họ để chào đón sự thay đổi tốt với vòng tay rộng mở.


Thay đổi là dành cho một và tất cả và truyền đạt tích cực cho nhân viên sẽ làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng hơn vì một hệ thống ERP chỉ có thể cung cấp kết quả tối ưu khi mọi nhân viên chấp nhận thay đổi. Do đó, cần phải cẩn thận để đảm bảo sự chuyển đổi mượt mà thành công bằng cách xây dựng lòng tin của nhân viên và sự tự tin.


8. Chuyển giao công nghệ và tri thức

21% việc triển khai ERP không mang lại lợi ích kinh doanh đáng kể. Các lý do khác nhau, bắt đầu từ việc tuỳ chỉnh không đúng cách cho việc sử dụng phần mềm không phải là tối ưu do nhân viên không được huấn luyện / vận hành dữ liệu cho giải pháp. Đào tạo là khía cạnh quan trọng nhất của quá trình triển khai phần mềm ERP. Nó đảm bảo có ít vấn đề hơn và thành công hơn, đặc biệt là khi ERP được thực hiện lần đầu tiên trong công ty hoặc khi nền tảng được thay đổi từ một giải pháp ERP sang một giải pháp khác.


Quản lý của công ty phải đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết về nhà cung cấp và bí quyết công nghệ phù hợp cho nhân viên hỗ trợ CNTT của công ty. Sử dụng hợp lý công nghệ và chuyển giao kiến ​​thức có hiệu quả, cùng với đào tạo thích hợp nên được xem xét vì chúng là các bên chịu trách nhiệm cho sự thành công của toàn bộ dự án. Xem xét tư vấn là một phần của dự án sẽ không chỉ trợ giúp cho hoạt động trơn tru và không bị hao hụt, mà còn làm giảm khoảng cách thời gian giữa trục trặc không kịp thời và giải pháp.


9. Quản lý và thử nghiệm dự án

Sau khi đánh giá tất cả các lựa chọn có sẵn, lựa chọn tốt nhất và sau đó đào tạo nhân viên, khía cạnh thực sự của việc thực hiện chính là thực hiện dự án. Theo một nghiên cứu của Panorama Research, 40% việc triển khai ERP gây ra những sự gián đoạn trong hoạt động chính sau khi phát hành; do đó, thực hiện đúng là bắt buộc.


Độ cứng có thể trở nên lộn xộn vì có rất nhiều khoảng thời gian giữa các quá trình lựa chọn, đánh giá và thực hiện. . Ngoài ra còn có một sự ngẫu hứng bên cạnh cần được kết hợp. Đồng thời, không nên làm loãng hoặc thay đổi mục tiêu cốt lõi. Thử nghiệm là một giai đoạn quan trọng của quá trình thực hiện, nó sẽ kiểm tra hệ thống và người sử dụng chấp nhận thử nghiệm.


10. Liên lạc cuối cùng (trực tiếp) và hỗ trợ tiếp tục

Một khi giải pháp ERP được kiểm tra và thực hiện đúng, đó là thời gian để sống. Đó là khuyến khích để theo đuổi một bài kiểm tra chức năng bổ sung, cũng như là một biện pháp phòng ngừa an toàn. Một giải pháp ERP không phải là sự kiện một lần, mà là một quá trình liên tục. Đó là cái gì đó mà công ty phải liên tục giữ các tab để tránh bất kỳ sai lệch hoặc trục trặc hệ thống nào có thể ảnh hưởng đến chức năng phần mềm ERP.


Cuối cùng, cập nhật phần mềm liên tục định kỳ là một trong những yêu cầu giải pháp sau khi hoàn thành việc triển khai. Bảo trì cũng phải được thực hiện định kỳ như là một khía cạnh của sự hỗ trợ liên tục, giúp đảm bảo một giải pháp hoạt động trôi chảy.

Tại SkyERP, chúng tôi luôn đồng hành với doanh nghiệp trong việc liên tục phát triển và nâng cấp hệ thống ERP tương ứng với sự phát triển của công ty, đảm bảo ERP là một phần mềm không thể tách rời của mọi hoạt động trong công ty. Hãy liên hệ với chúng tôi để được khảo sát và tư vấn miễn phí cho dự án ERP của công ty bạn.

Hơn 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng SkyERP

Gia nhập với chúng tôi và tạo cho công ty bạn một vị thế tốt hơn.